Referenzbesuch beim Anbieter

Ein Referenzbesuch ist der Termin bei einem Betrieb, der die in Frage kommende Software bereits produktiv nutzt. Anders als eine Produktvorführung zeigt er die Anwendung im Alltag: mit gewachsenen Daten, mit den Umwegen, die sich eingeschliffen haben, und mit der Einschätzung von Personen, die keinen Verkaufsauftrag haben. Vermittelt wird der Kontakt in der Regel über den Anbieter.

Damit der Besuch aussagekräftig ist, sollte der Referenzbetrieb vergleichbar sein: ähnliches Gewerk, ähnliche Betriebsgröße, ähnliche Auftragsstruktur. Ein Betrieb mit fünfzig Mitarbeitenden und eigener IT nutzt dieselbe Software anders als ein Betrieb mit acht Beschäftigten. Ebenso wichtig ist, dass die Einführung nicht erst wenige Wochen zurückliegt, weil sich die kritischen Punkte meist erst nach einigen Monaten zeigen.

Nützliche Fragen betreffen weniger den Funktionsumfang als die Erfahrung mit dem Anbieter: Wie lange dauerte die Einführung tatsächlich, welcher interne Aufwand entstand, was funktionierte anders als erwartet, wie verlief die Datenmigration, wie reagiert der Support bei dringenden Störungen, und was würde der Betrieb heute anders machen. Ergänzend lohnt der Blick darauf, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden und welche ungenutzt bleiben.

Sinnvoll ist außerdem, nicht nur die Geschäftsführung des Referenzbetriebs zu sprechen, sondern auch eine Person, die täglich mit dem System arbeitet. Beide Perspektiven fallen häufig auseinander: Was aus Sicht der Leitung sauber läuft, kann im Büro mit Umwegen und Behelfslösungen verbunden sein, die erst im Gespräch mit den Anwendern sichtbar werden.

Bezug zur Digitalisierung

Der Referenzbesuch ergänzt die Testphase, ersetzt sie aber nicht. Der Test zeigt, ob die Software zu den eigenen Abläufen passt; der Besuch zeigt, wie sich die Zusammenarbeit mit dem Anbieter über Jahre entwickelt. Beides zusammen liefert ein realistischeres Bild als eine Präsentation.

Besonders aufschlussreich ist die Frage nach dem letzten Release-Wechsel und nach Ausfällen. Wie ein Anbieter mit Störungen umgeht, lässt sich aus Vertragsunterlagen kaum ableiten, aus der Erfahrung eines Anwenders dagegen sehr wohl.

Wenn KI-Funktionen Teil der Kaufentscheidung sind, sollte gezielt gefragt werden, ob und wie sie im Referenzbetrieb genutzt werden. Häufig sind solche Funktionen vorhanden, aber im Alltag ohne Bedeutung, weil sie nicht in die Abläufe passen oder die Ergebnisse zu häufig korrigiert werden müssen.

Vorbereiten lässt sich der Besuch mit einer kurzen Liste der eigenen kritischen Punkte, etwa der Abrechnung von Regieleistungen oder der Anbindung an den Hauptlieferanten. Ohne diese Vorbereitung entsteht ein allgemeiner Rundgang, aus dem sich im Nachhinein keine Entscheidung ableiten lässt.

Praktisch sollte der Besuch ohne Begleitung des Anbieters oder zumindest mit einem separaten Gespräch stattfinden. Die offenen Einschätzungen kommen meist erst, wenn kein Vertriebsmitarbeiter im Raum ist.