Datenmigration

Datenmigration bezeichnet die Überführung vorhandener Daten aus einem Altsystem in ein neues. Sie besteht aus vier Schritten: Extraktion aus dem Altsystem, Bereinigung der Daten, Umschlüsselung auf die Struktur des Zielsystems und Import mit anschließender Prüfung. Nicht alles wird übernommen; üblich ist eine Auswahl nach Relevanz und Aufbewahrungspflicht.

In Handwerksbetrieben betrifft die Migration typischerweise Kunden- und Lieferantenstämme, Artikel und Leistungspositionen, offene Aufträge, Wartungsverträge sowie den Belegbestand. Abgeschlossene Aufträge älterer Jahre werden häufig nicht migriert, sondern als Export gesichert, weil die Übernahme aufwendig ist und der laufende Betrieb sie selten benötigt. Diese Entscheidung sollte bewusst getroffen und dokumentiert werden, insbesondere im Hinblick auf Gewährleistungsfristen.

Der aufwendigste Teil ist meist nicht die Technik, sondern die Bereinigung. In gewachsenen Beständen finden sich Dubletten, veraltete Adressen, Artikel ohne Preise und Positionen, die nur eine Person versteht. Eine Migration überträgt diese Mängel andernfalls unverändert, und der Aufwand für die spätere Stammdatenpflege verlagert sich in den Produktivbetrieb.

Zu klären ist der Zeitpunkt des Umstiegs. Ein Wechsel zum Jahreswechsel erleichtert die buchhalterische Trennung, fällt aber mit dem Jahresabschluss zusammen und belastet dieselben Personen doppelt. Ein Umstieg in der auftragsschwachen Zeit ist oft praktikabler. Festzulegen ist außerdem ein Stichtag, ab dem im Altsystem nichts mehr erfasst wird, weil sonst zwei Datenstände parallel wachsen.

Zu regeln ist ferner der Zugriff auf das Altsystem nach dem Umstieg. Für Gewährleistungsfälle und steuerliche Prüfungen müssen die nicht migrierten Daten über die Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Ein Lesezugriff, ein exportierter Datenbestand oder eine archivierte Installation sind mögliche Wege; die Entscheidung gehört vor die Abschaltung, nicht danach.

Bezug zur Digitalisierung

Die Qualität der Migration bestimmt, wie belastbar spätere Auswertungen sind. Wurden Artikelnummern beim Import verändert oder Kostenstellen nicht mitgeführt, lassen sich Vorjahresvergleiche nicht mehr bilden. Deshalb gehört zu jeder Migration eine Abnahme anhand definierter Stichproben: Anzahl Datensätze je Bereich, Summen der offenen Posten, ausgewählte Aufträge im Detailvergleich.

KI-gestützte Verfahren können bei der Bereinigung helfen, etwa beim Erkennen von Dubletten mit abweichender Schreibweise oder beim Zuordnen von Artikelbezeichnungen zu einer neuen Struktur. Solche Vorschläge sind Arbeitserleichterung, keine Freigabe: Vor dem Import muss eine Person prüfen, ob die Zuordnung fachlich stimmt, weil Fehler sich anschließend durch alle Folgeprozesse ziehen.

Ein Beispiel aus einem Malerbetrieb: Der Artikelstamm enthält über Jahre gewachsene Einträge mit Handelsnamen ausgelaufener Produkte. Werden sie unbesehen übernommen, kalkuliert das neue System mit Positionen, die es nicht mehr gibt. Eine Bereinigung vor dem Import ist hier weniger Aufwand als die Korrektur im laufenden Betrieb.

Praktisch bewährt sich ein Testimport in ein Testsystem, bevor produktiv migriert wird. Der Testlauf zeigt die tatsächliche Datenqualität und liefert eine realistische Schätzung des verbleibenden Aufwands.