VPN

Ein VPN, Virtual Private Network, baut eine verschlüsselte Verbindung zwischen einem Gerät und einem Firmennetzwerk oder -server auf, auch wenn die eigentliche Verbindung über ein öffentliches oder fremdes Netz läuft. Für Außenstehende ist der Datenverkehr innerhalb dieses Tunnels nicht einsehbar, selbst wenn sie dasselbe WLAN nutzen. Damit unterscheidet sich ein VPN von der verschlüsselten Übertragung einzelner Verbindungen wie einer Webseite: Ein VPN sichert die gesamte Netzwerkverbindung eines Geräts ab, nicht nur eine einzelne Anwendung. Technisch entsteht dabei ein sogenannter Tunnel, durch den sämtlicher Datenverkehr des Geräts geleitet wird, als wäre es direkt im Firmennetz angeschlossen, unabhängig davon, ob es sich um einen Firmen-Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone handelt.

Im Handwerksbetrieb wird ein VPN vor allem dann wichtig, wenn von unterwegs auf Firmendaten zugegriffen wird: der Bauleiter, der von der Baustelle aus im ERP-System nachsieht, welche Materialien bestellt sind, oder die Kollegin im Homeoffice, die auf die zentrale Kundendatenbank zugreift. Auch das WLAN beim Kunden vor Ort oder im Baumarkt gilt als öffentliches Netz, in dem ein VPN zusätzlichen Schutz bietet, etwa wenn Zugangsdaten oder Kundendaten übertragen werden. Ein häufiger Fehler ist, ein VPN nur auf Firmenlaptops einzurichten, private Smartphones mit dienstlichem E-Mail-Zugriff aber auszusparen, obwohl über sie dieselben sensiblen Daten laufen. Wer ohnehin auf private Geräte im Betrieb setzt, sollte die VPN-Pflicht deshalb konsequent auf alle Geräte ausdehnen, die auf Firmensysteme zugreifen.

Bezug zur Digitalisierung

Mit zunehmender Nutzung mobiler Anwendungen, etwa für mobile Zeiterfassung oder digitale Aufmaße, wächst auch die Zahl der Verbindungen, die von der Baustelle ins Firmennetz aufgebaut werden. Ein VPN sorgt dafür, dass diese Verbindungen durchgehend verschlüsselt sind, unabhängig davon, über welches Netz das jeweilige Gerät gerade online ist. Für Betriebe, die private Geräte für dienstliche Zwecke zulassen, ist ein VPN eine sinnvolle Ergänzung zur Trennung von privat und dienstlich, weil es den dienstlichen Datenverkehr unabhängig vom genutzten Netz absichert.

Die Einrichtung eines VPN übernimmt in der Regel ein IT-Dienstleister, die tägliche Nutzung bleibt für Mitarbeitende dabei denkbar einfach: Eine App oder Software stellt die Verbindung her, bevor auf Firmendaten zugegriffen wird. Wichtig ist, dass alle mobilen Geräte im Betrieb so eingerichtet sind, dass diese Verbindung auch tatsächlich genutzt und nicht aus Bequemlichkeit übersprungen wird.

Voraussetzung für einen reibungslosen Einsatz ist, dass die VPN-Verbindung sich automatisch beim Start eines Geräts aufbaut oder zumindest verpflichtend eingerichtet ist, bevor Firmen-Apps genutzt werden dürfen. Wird das Verbinden dem einzelnen Mitarbeitenden freigestellt, sinkt die Nutzung erfahrungsgemäß schnell, sobald die Verbindung im Baustellenalltag als lästiger Extraschritt empfunden wird. Eine zentrale Verwaltung, die alle verbundenen Geräte auflistet, hilft zusätzlich dabei, verlorene oder ausgeschiedene Geräte zeitnah vom Zugriff auszuschließen.