Abschlagsrechnung

Die Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung über bereits erbrachte Teilleistungen eines noch laufenden Auftrags. Sie ist keine endgültige Abrechnung, sondern eine Zahlungsanforderung auf den späteren Gesamtanspruch. Rechtlich stützt sie sich im Werkvertrag auf das BGB, bei VOB-Verträgen auf die Regelungen der VOB/B. Die endgültige Verrechnung erfolgt erst in der Schlussrechnung, in der alle Abschläge abgezogen werden.

Im Handwerks- und Bauunternehmen entscheidet die Abschlagsrechnung häufig darüber, ob ein Projekt liquiditätsschonend läuft. Wer eine Heizungsanlage über acht Wochen einbaut oder einen Rohbau über mehrere Monate erstellt, geht mit Material und Löhnen in Vorleistung. Grundlage jeder Abschlagsrechnung ist ein nachvollziehbarer Nachweis der erbrachten Leistung, in der Regel ein Aufmaß oder ein Leistungsstandsbericht mit Bezug auf die Positionen des Leistungsverzeichnisses. Fehlt dieser Nachweis, kürzt der Auftraggeber oder verzögert die Zahlung.

Auch für Abschlagsrechnungen gelten die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Bei Bauleistungen an andere Unternehmer kann die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG greifen, was in der Rechnung entsprechend vermerkt werden muss.

Bezug zur Digitalisierung

Abschlagsrechnungen sind der Prozess, der am stärksten von einer durchgängigen Datenkette profitiert. Werden Stunden, Material und Aufmaßwerte digital auf der Baustelle erfasst, lässt sich der Leistungsstand jederzeit auswerten und in eine Rechnung überführen, ohne dass Zettel gesammelt und im Büro nachgetragen werden. Branchensoftware kann Abschläge automatisch gegen die bereits abgerechneten Positionen prüfen und Überzahlungen verhindern.

Da Abschlagsrechnungen im inländischen B2B-Geschäft ebenfalls Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn sind, fallen sie unter die E-Rechnungspflicht und müssen als strukturierter Datensatz nach EN 16931 ausgetauscht werden, sobald der Versand für den Betrieb verpflichtend ist.

KI-gestützte Systeme können anhand von Bautagebuch, Zeiterfassung und Materialbuchungen vorschlagen, wann ein Abschlag fällig wäre und in welcher Höhe er durch die dokumentierte Leistung gedeckt ist. Die Freigabe bleibt beim Betrieb.

Wer Abschläge konsequent und zeitnah stellt, verkürzt die Kapitalbindung spürbar. Sinnvoll ist es, Abschlagstermine bereits im Angebot festzuschreiben und an definierte Bauabschnitte zu koppeln, statt sie im Projektverlauf auszuhandeln.

Ein Beispiel aus dem Estrichbau: Ein Betrieb bringt in einem Neubau geschossweise Estrich ein und stellt nach dem zweiten Geschoss einen Abschlag. Als Nachweis dient ein Aufmaß mit Raumnummern, Flächen und Aufbauhöhen, verknüpft mit den Positionen des Leistungsverzeichnisses. Damit ist die Forderung prüfbar. Fehlt sie und wird nur eine Gesamtfläche genannt, kürzt der Auftraggeber pauschal.

Abzugrenzen ist die Abschlagsrechnung von der Vorauszahlung: Der Abschlag setzt eine bereits erbrachte und nachgewiesene Teilleistung voraus, die Vorauszahlung wird vor der Leistung vereinbart und ist meist gesondert abzusichern. Ebenfalls zu trennen ist der Sicherheitseinbehalt, der von der berechneten Summe abgezogen wird und nichts über den Leistungsstand aussagt.

Eine typische Fehlerquelle ist die fortlaufende Nummerierung ohne Bezug zum bereits abgerechneten Stand. Werden Abschläge unabhängig voneinander erstellt, entstehen Doppelabrechnungen einzelner Positionen. Wirksam ist eine kumulative Darstellung: Jede Rechnung weist den erreichten Gesamtleistungsstand je Position aus und zieht die bisherigen Abschläge ab.

Für die Umsetzung sind vier Punkte zu klären: Abschlagszeitpunkte bereits bei Vertragsschluss an Bauabschnitte koppeln, die Form des Leistungsnachweises mit dem Auftraggeber abstimmen, die Erfassung auf der Baustelle positionsbezogen auswertbar einrichten. Die maßgeblichen Prüf- und Zahlungsfristen ergeben sich aus der jeweils geltenden Regelung und sind im Einzelfall zu prüfen.