Stundenzettel-Vorlage

Eine Stundenzettel-Vorlage legt fest, welche Angaben bei der Arbeitszeiterfassung gemacht werden: Datum, Beginn, Ende, Pause, Auftrag oder Baustelle, Tätigkeitsart und je nach Betrieb Fahrzeiten, Material oder Bemerkungen. Sie ist damit mehr als ein Formular. Die Vorlage entscheidet, welche Auswertungen später überhaupt möglich sind, denn was nicht erfasst wird, lässt sich auch nachträglich nicht rekonstruieren.

Im Handwerksbetrieb entstehen Vorlagen meist historisch. Ein Blatt wird einmal erstellt und über Jahre kopiert, obwohl sich Auftragsstruktur und Abrechnungslogik geändert haben. Typische Schwachstellen sind eine zu grobe Tätigkeitsgliederung, ein fehlendes Feld für die Trennung von Fahrzeit und Arbeitszeit und die Erfassung nur einer Baustelle pro Tag, obwohl mehrere angefahren werden. Wer beispielsweise als Sanitär- und Heizungsbetrieb vormittags Kundendienst und nachmittags eine Neubaustelle bedient, braucht mehrere Zeilen pro Tag.

Zu beachten sind außerdem die Anforderungen an die Arbeitszeitaufzeichnung. Für die Nachweispflichten gegenüber Prüfbehörden sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. Eine Vorlage, die nur die Stundensumme je Auftrag erfasst, erfüllt den betrieblichen Zweck der Nachkalkulation, aber nicht den Nachweiszweck. Beide Anforderungen lassen sich in einem Formular abbilden, müssen dabei aber bewusst mitgedacht werden.

Bezug zur Digitalisierung

Beim Wechsel auf eine digitale Erfassung wird die Vorlage zur Konfiguration. Aus Feldern werden Auswahllisten, aus Freitext werden strukturierte Werte. Das ist der eigentliche Gewinn: Eine Tätigkeitsart, die aus einer festen Liste gewählt wird, lässt sich über alle Projekte hinweg summieren, ein handschriftlicher Vermerk nicht. Gleichzeitig entsteht hier der häufigste Fehler, nämlich zu viele Felder. Jede zusätzliche Pflichtangabe verlängert die Eingabe auf der Baustelle und senkt die Sorgfalt.

Als Faustregel gilt: Nur erfassen, was regelmäßig ausgewertet oder für die Abrechnung gebraucht wird. Drei bis fünf Tätigkeitsarten je Gewerk sind für die Nachkalkulation meist ausreichend und werden zuverlässiger gepflegt als eine Liste mit dreißig Einträgen.

Eine Vorlage sollte außerdem festlegen, wie mit Sonderfällen umgegangen wird, weil diese sonst je nach Person unterschiedlich erfasst werden. Typisch sind Fahrten zwischen zwei Baustellen, Werkstattarbeit an Regentagen, Materialabholung beim Großhändler und Arbeiten, die nach einer Mängelrüge anfallen. Ist für jeden dieser Fälle eine feste Zuordnung vorgegeben, sind die Daten über den Betrieb hinweg vergleichbar. Fehlt die Vorgabe, entstehen Auswertungen, die nur scheinbar belastbar sind, weil dieselbe Tätigkeit bei drei Kolonnen auf drei unterschiedlichen Positionen landet.

Sinnvoll ist außerdem, die Freigabe in der Vorlage vorzusehen. Ein Feld für die Bestätigung durch den Vorarbeiter oder die Bauleitung macht sichtbar, dass die Angaben geprüft wurden. Bei Regieleistungen gehört zusätzlich ein Feld für die Gegenzeichnung durch den Auftraggeber dazu, weil ein nachträglich vorgelegter Stundennachweis ohne Unterschrift regelmäßig gekürzt wird.

Wer eine bestehende Papiervorlage überarbeitet, sollte zunächst eine Woche echte Zettel durchsehen und prüfen, welche Felder tatsächlich ausgefüllt werden. Die ungenutzten Felder können entfallen, die regelmäßig handschriftlich ergänzten Angaben gehören dagegen in die Struktur. Fertige Muster und eine Checkliste stehen im Ratgeber Stundenzettel-Vorlage.