Zeitdaten für die Nachkalkulation

Zeitdaten für die Nachkalkulation sind erfasste Arbeitsstunden, die über die reine Anwesenheit hinaus eine Zuordnung tragen: zu einem Auftrag, zu einer Position oder Tätigkeitsart und zu einem Zeitpunkt. Erst diese Zuordnung macht aus einer Lohnbasis eine Kalkulationsgrundlage. Die Nachkalkulation selbst ist die Auswertung, die daraus entsteht; dieser Beitrag behandelt die Anforderungen an die Daten, die sie voraussetzt.

Im Handwerksbetrieb scheitert die Nachkalkulation selten an der Rechenmethode und fast immer an der Datenqualität. Typische Muster sind Sammelbuchungen auf eine allgemeine Kostenstelle, Stunden, die pauschal auf die größte laufende Baustelle gebucht werden, und fehlende Trennung zwischen Ausführung, Nacharbeit und Fahrzeit. Wird ein Bad im Trockenbau ausgeführt und die Nacharbeit nach einer Mängelrüge auf denselben Sammelposten gebucht, zeigt die Auswertung einen zu hohen Aufwand für die Ausführung und verdeckt gleichzeitig die eigentliche Ursache.

Bezug zur Digitalisierung

Brauchbare Daten entstehen durch drei Eigenschaften. Erstens Zeitnähe: Erfassung am Einsatzort statt am Wochenende aus dem Gedächtnis. Zweitens eine Gliederung, die zur Kalkulationsstruktur passt, also dieselben Tätigkeitsarten, die auch im Angebot angesetzt wurden. Drittens die Trennung produktiver von unproduktiven Zeiten, weil sonst Rüst-, Fahr- und Wartezeiten die Aufwandswerte der eigentlichen Leistung verzerren.

KI-Werkzeuge können die Datenqualität an zwei Stellen verbessern. Bei der Erfassung ordnet eine Auswertung des Diktats oder der Freitextnotiz die Stunden dem passenden Auftrag zu und schlägt eine Tätigkeitsart vor. Bei der Prüfung markiert eine Plausibilitätsprüfung auffällige Buchungen, etwa Stunden auf einem bereits abgeschlossenen Auftrag oder eine Tagessumme ohne Pause. Auswertungen, die einzelne Beschäftigte bewerten, sind davon abzugrenzen: Solche Systeme fallen nach Anhang III des EU AI Act in den Hochrisikobereich und sind für die Nachkalkulation auch nicht erforderlich.

Ein zweiter Qualitätsfaktor ist die Vollständigkeit über die gesamte Auftragsdauer. Werden Stunden nur in der Hauptbauphase erfasst und die Nacharbeiten, die Restarbeiten nach der Abnahme sowie die Aufwände für Dokumentation und Abrechnung nicht mehr gebucht, erscheint der Auftrag im Rückblick günstiger, als er war. Gerade diese Nachlaufaufwände unterscheiden sich zwischen Auftraggebern erheblich und sind für die künftige Kalkulation besonders aufschlussreich. Ein Auftrag sollte deshalb erst dann für die Zeitbuchung geschlossen werden, wenn die Schlussrechnung gestellt ist.

Praktisch führt der schnellste Weg über eine Reduktion. Wer die Tätigkeitsarten auf wenige, klar unterscheidbare Kategorien je Gewerk begrenzt und konsequent auf Aufträge bucht, erhält nach einer Saison eine Datenbasis, die Aufwandswerte für die Kalkulation liefert. Wie sich daraus konkrete Kennzahlen ableiten lassen, zeigt der Ratgeber Nachkalkulation im Handwerk.