Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein steuerlicher Pauschbetrag, der die zusätzlichen Verpflegungskosten bei Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte abdeckt. Maßgeblich ist die Dauer der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte; für mehrtägige Einsätze gelten eigene Regelungen für An- und Abreisetage. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, mindert das den Betrag. Die genauen Sätze und Voraussetzungen ergeben sich aus den steuerlichen Vorschriften und sollten mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Für Handwerks- und Bauunternehmen ist der Begriff Alltag, weil Beschäftigte regelmäßig auswärts arbeiten. Die praktische Schwierigkeit liegt weniger in der Berechnung als im Nachweis. Erforderlich sind belastbare Angaben zur Abwesenheitsdauer je Tag und zum Einsatzort. Wo diese Angaben aus einem nachträglich ausgefüllten Wochenzettel stammen, ist die Grundlage dünn. Bei einer Lohnsteueraußenprüfung wird genau dieser Nachweis geprüft.

Vom Verpflegungsmehraufwand zu unterscheiden ist die Auslöse. Diese beruht auf tariflichen oder vertraglichen Regelungen und ist eine arbeitsrechtliche Leistung des Betriebs, während der Verpflegungsmehraufwand die steuerliche Behandlung betrifft. Beide können nebeneinander eine Rolle spielen und sind in der Abrechnung sauber zu trennen.

Bezug zur Digitalisierung

Wird die Arbeitszeit ohnehin digital erfasst und dabei der Einsatzort mitgeführt, entstehen die benötigten Angaben ohne zusätzlichen Erfassungsschritt. Aus Beginn und Ende der Abwesenheit sowie dem Ort lässt sich der jeweils zutreffende Fall automatisch ableiten und in die Lohnvorbereitung übergeben. Voraussetzung ist, dass die Zeiterfassung zwischen Betriebshof, Baustelle und Fahrt unterscheidet, weil sonst die Abwesenheitsdauer nicht korrekt bestimmbar ist.

Ein häufiger Fehler liegt in der Behandlung gestellter Mahlzeiten. Übernimmt der Betrieb bei Montageeinsätzen das Frühstück im Hotel oder ein gemeinsames Mittagessen, wirkt sich das auf die Abrechnung aus. Wird das nicht erfasst, entstehen Korrekturen bei der nächsten Prüfung. Sinnvoll ist deshalb ein einfaches Kennzeichen im Erfassungssystem, mit dem gestellte Mahlzeiten je Tag vermerkt werden.

Für Betriebe mit vielen Montageeinsätzen lohnt sich eine schriftliche Regelung, die beschreibt, welche Angaben je Einsatztag zu erfassen sind und wer sie prüft. Damit wird aus einer Einzelfallentscheidung ein wiederholbarer Ablauf, und die Lohnbuchhaltung muss nicht bei jedem Abrechnungslauf nachfragen.

Der praktische Hinweis lautet deshalb, die Ortszuordnung von Anfang an in die Erfassungsstruktur aufzunehmen statt sie später nachzurüsten. Wer die Baustelle bereits für die Baustellenzuordnung der Stunden erfasst, hat den größten Teil der Arbeit schon geleistet und muss lediglich sicherstellen, dass Abwesenheitsbeginn und -ende und nicht nur die reine Arbeitszeit festgehalten werden.