Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis ist die Abrechnung eines geförderten Vorhabens gegenüber der Bewilligungsstelle. Er besteht üblicherweise aus zwei Teilen: einem Sachbericht, der beschreibt, was umgesetzt wurde und ob die Ziele erreicht sind, und einem zahlenmäßigen Nachweis, der die tatsächlich entstandenen Kosten den bewilligten Positionen gegenüberstellt. Beizufügen sind in der Regel Rechnungen und Zahlungsbelege.

Erst nach Prüfung des Verwendungsnachweises wird der Zuschuss ausgezahlt, sofern das Programm nicht mit Abschlagszahlungen arbeitet. Der Betrieb finanziert also vor. Werden Positionen nicht anerkannt, kürzt die Bewilligungsstelle entsprechend, und der Eigenanteil steigt nachträglich.

Für Handwerksbetriebe ist die Frist der häufigste Stolperstein. Nach Abschluss des Vorhabens gilt eine im Bescheid festgelegte Frist zur Einreichung. Im Tagesgeschäft geht dieser Termin unter, weil das Projekt gefühlt abgeschlossen ist. Eine Wiedervorlage unmittelbar nach Erhalt des Bescheids verhindert das zuverlässiger als ein Vermerk im Ordner.

Eine typische Fehlerquelle sind Zahlungsbelege, die nicht eindeutig zuzuordnen sind. Wird eine Rechnung im Rahmen einer Sammelüberweisung beglichen, ist aus dem Kontoauszug nicht erkennbar, welcher Teilbetrag auf die geförderte Position entfällt. Bewährt hat sich, Rechnungen des Vorhabens einzeln zu überweisen und den Verwendungszweck mit der Rechnungsnummer zu versehen.

Ebenso zu beachten ist der Umgang mit Skonto und Nachlässen. Anerkannt wird in der Regel der tatsächlich gezahlte Betrag. Wird im Antrag der Bruttobetrag angesetzt und später mit Skonto gezahlt, verringert sich die förderfähige Summe entsprechend. Das ist kein Fehler, sollte aber im Nachweis nachvollziehbar dargestellt und nicht stillschweigend übergangen werden.

Bezug zur Digitalisierung

Der Aufwand für den Nachweis entscheidet sich lange vorher, nämlich bei der Kostenartentrennung. Wenn Rechnungen die Positionen einzeln ausweisen und dieselbe Gliederung verwenden wie der Antrag, ist die Zuordnung in kurzer Zeit erledigt. Bei Paketpreisen beginnt eine Rekonstruktion, die selten überzeugt.

Hilfreich ist zudem, während des Vorhabens einen eigenen Vorgang zu führen, in dem Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Zahlungsbelege und Nachweise über durchgeführte Schulungen gesammelt werden. In einem Dokumentenmanagement lässt sich das als eigener Projektordner abbilden.

Für den Sachbericht ist es nützlich, den Ausgangszustand vor Beginn dokumentiert zu haben, etwa den bisherigen Zeitaufwand je Vorgang. Damit lässt sich die Zielerreichung belegen, statt sie zu behaupten. Wer diese Werte erst am Ende sucht, kann sie nicht mehr erheben.

Sinnvoll ist außerdem, den Sachbericht nicht als abschließende Pflichtübung zu behandeln, sondern während des Vorhabens fortzuschreiben. Kurze Notizen zu Zwischenschritten, aufgetretenen Schwierigkeiten und getroffenen Entscheidungen ergeben am Ende einen belastbaren Bericht, während eine Rekonstruktion aus dem Gedächtnis regelmäßig blass bleibt und Rückfragen auslöst.

Zu beachten sind schließlich Mitteilungspflichten während der Laufzeit. Ändert sich das Vorhaben wesentlich, etwa weil ein anderer Anbieter beauftragt oder der Umfang reduziert wird, ist das der Bewilligungsstelle anzuzeigen, bevor der Nachweis eingereicht wird. Nachträgliche Erklärungen führen häufiger zu Kürzungen als eine rechtzeitige Abstimmung.