Förderfähige Kosten

Förderfähige Kosten sind diejenigen Ausgaben eines Vorhabens, die nach der maßgeblichen Richtlinie anerkannt und in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden. Alle übrigen Kosten trägt der Betrieb vollständig selbst, auch wenn sie zum Vorhaben gehören und sachlich notwendig sind.

Welche Kosten anerkannt werden, unterscheidet sich von Programm zu Programm erheblich. Typischerweise anerkannt sind externe Dienstleistungen wie Beratung, Konzeption, Einrichtung, Anpassung und Schulung sowie Anschaffungskosten für Software und die dafür erforderliche Hardware. Häufig ausgeschlossen sind laufende Betriebskosten, eigene Personalkosten, Reisekosten, Ersatzbeschaffungen ohne funktionale Erweiterung und Finanzierungskosten.

Für Handwerksbetriebe entsteht daraus regelmäßig eine Lücke zwischen Angebotssumme und förderfähigem Betrag. Ein Softwareanbieter offeriert ein Paket aus Lizenz, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und laufender monatlicher Gebühr. Je nach Programm sind davon nur Teile anerkennungsfähig.

Zu beachten ist die Behandlung von Eigenleistungen. Die Arbeitszeit eigener Mitarbeiter für Einführung, Datenpflege und Schulung ist in Zuschussprogrammen regelmäßig nicht anerkennungsfähig, obwohl sie den größten realen Aufwand ausmacht. Betriebe sollten diesen Anteil dennoch kalkulieren, um den tatsächlichen Projektaufwand zu kennen und nicht von der Belastung im laufenden Betrieb überrascht zu werden.

Eine typische Fehlerquelle sind Anschaffungen, die nur mittelbar mit dem Vorhaben zusammenhängen. Neue Tablets für die Baustellenerfassung können anerkannt werden, ein allgemeiner Austausch der Bürorechner regelmäßig nicht. Wird beides in einer Rechnung zusammengefasst, gerät auch der eigentlich förderfähige Teil in die Prüfung.

Bezug zur Digitalisierung

Die praktische Konsequenz ist die Kostenartentrennung bereits im Angebot. Positionen sollten einzeln ausgewiesen sein, nicht als Paketpreis. Das erleichtert die Antragsprüfung, verhindert Rückfragen und ist Voraussetzung für einen sauberen Verwendungsnachweis, in dem Rechnungen den bewilligten Positionen zugeordnet werden müssen.

Ein zweiter Punkt betrifft die zeitliche Zuordnung. Anerkannt werden nur Kosten, die innerhalb des Bewilligungszeitraums entstehen. Bei Abonnementmodellen ist deshalb zu klären, ob überhaupt und für welchen Zeitraum Nutzungsgebühren anrechenbar sind.

Ein dritter Punkt ist die Umsatzsteuer. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Betrieben wird in der Regel auf Nettobeträge abgestellt, weil die Umsatzsteuer keine endgültige Belastung darstellt. Die Behandlung im Einzelfall ergibt sich aus der Richtlinie.

Ein Beispiel aus einem Metallbaubetrieb: Für die Einführung einer Konstruktions- und Kalkulationslösung fallen Lizenz, Einrichtung, Übernahme der Altdaten, Schulung von vier Mitarbeitern sowie eine monatliche Gebühr an. Erst die getrennte Ausweisung zeigt, welcher Anteil überhaupt zur Bemessungsgrundlage zählt und wie hoch der verbleibende Eigenanteil tatsächlich ist.

Vor Antragstellung lohnt es sich, das Angebot des Anbieters entlang der Positionen der Richtlinie zu strukturieren und im Zweifel bei der Bewilligungsstelle nachzufragen, wie eine bestimmte Position bewertet wird. Diese Auskunft vorab ist deutlich weniger aufwendig als eine Kürzung im Verwendungsnachweis, wenn das Geld bereits ausgegeben ist.