Zeiterfassung im Handwerk

Zeiterfassung im Handwerk hat zwei Aufgaben, die häufig vermischt werden. Die eine ist arbeitsrechtlich begründet: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen aufgezeichnet werden. Die andere ist betriebswirtschaftlich: Die geleisteten Stunden müssen einem Auftrag zugeordnet sein, damit sich Vor- und Nachkalkulation vergleichen lassen. Beide Aufgaben verlangen unterschiedliche Genauigkeit und lassen sich in einem System abbilden, wenn die Struktur von Anfang an beide Zwecke berücksichtigt.

Die Besonderheit im Handwerk liegt in der Arbeitsumgebung. Anders als im Büro beginnt der Arbeitstag oft am Betriebshof, führt über wechselnde Einsatzorte und endet nicht selten an einem vierten Ort. Kolonnen arbeiten gemeinsam, ein Vorarbeiter erfasst Zeiten für mehrere Personen, Netzverbindungen sind unzuverlässig und Erfassungsgeräte müssen Staub und Nässe aushalten. Systeme, die für Bürobetriebe entworfen wurden, scheitern regelmäßig an diesen Bedingungen.

Bezug zur Digitalisierung

Die Pflicht zur Aufzeichnung folgt aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022. Verlangt wird ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Die konkrete Ausgestaltung durch den Gesetzgeber war Gegenstand mehrerer Entwürfe; Betriebe sollten den aktuellen Stand vor grundlegenden Entscheidungen prüfen. Für die Praxis ist die Richtung dennoch klar: Aufzeichnung ja, aber ohne Vorgabe eines bestimmten Produkts.

Digitale Systeme lösen vor allem das Übertragungsproblem. Werden Zeiten am Einsatzort erfasst, entfallen das Abtippen im Büro und die damit verbundenen Fehler. Auswertungen nach Auftrag, Mitarbeiter oder Tätigkeitsart entstehen als Nebenprodukt und liefern die Grundlage für die Nachkalkulation. Sprachbasierte Eingabe kann die Erfassung zusätzlich vereinfachen, wenn die Hände beschäftigt sind.

Zu klären ist außerdem der Umgang mit den erfassten Daten. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten von Beschäftigten und dürfen nur zu festgelegten Zwecken verwendet werden, im Wesentlichen für Lohnabrechnung, Nachweisführung und Auftragskalkulation. Der Zugriff sollte auf die Personen begrenzt sein, die ihn dafür benötigen. Wird ein externer Anbieter eingesetzt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich. Auch die Aufbewahrungsdauer gehört festgelegt, weil Zeitdaten sonst unbegrenzt vorgehalten werden, ohne dass dafür ein Zweck besteht.

Bei der Einführung entscheidet die Akzeptanz. Beschäftigte akzeptieren Zeiterfassung, wenn sie nachvollziehbar begründet ist und ihnen selbst Nutzen bringt, etwa durch einen transparenten Arbeitszeitkonto-Stand und korrekt abgerechnete Überstunden. Kontrollfunktionen, die darüber hinausgehen, schaden dem Projekt mehr, als sie einbringen. Praxishinweise zur Umstellung stehen im Ratgeber Zeiterfassung im Handwerk.