Projektzeiterfassung

Projektzeiterfassung ordnet die geleistete Arbeitszeit einem Projekt zu, also einem größeren Vorhaben, das mehrere Bauabschnitte, Gewerke oder Einzelaufträge umfassen kann. Sie unterscheidet sich damit von der auftragsbezogenen Zeiterfassung, die auf der Ebene eines einzelnen Kundenauftrags ansetzt: Ein Projekt kann aus mehreren Aufträgen bestehen, etwa wenn ein Generalunternehmer verschiedene Gewerke koordiniert oder ein Betrieb ein großes Bauvorhaben in Bauabschnitte gliedert.

Im Betriebsalltag ist Projektzeiterfassung vor allem für größere Vorhaben relevant, bei denen Zeiten über Wochen oder Monate hinweg über mehrere Beteiligte hinweg vergleichbar sein müssen. Ein Bauleiter will wissen, wie viel Zeit ein Bauabschnitt insgesamt gebunden hat, unabhängig davon, welcher Trupp oder Nachunternehmer im Detail beteiligt war. Kleinere Handwerksbetriebe mit vielen kurzen Einzelaufträgen, etwa im Kundendienst, kommen dagegen meist ohne eigene Projektebene aus und arbeiten direkt auftragsbezogen.

Voraussetzung für eine brauchbare Auswertung ist eine stabile Projektstruktur. Werden Bauabschnitte im Verlauf umbenannt, zusammengelegt oder neu geschnitten, lassen sich Zeitreihen später nicht mehr vergleichen. Sinnvoll ist deshalb, die Gliederung vor Ausführungsbeginn festzulegen und an der Struktur zu orientieren, die auch für Kalkulation und Abrechnung verwendet wird, etwa an den Positionsgruppen des Leistungsverzeichnisses. Eine nachträglich eingezogene Projektebene erzeugt regelmäßig Doppelarbeit, weil bereits gebuchte Stunden umgeschlüsselt werden müssen.

Bezug zur Digitalisierung

Digitale Projektzeiterfassung bündelt Zeiten aus unterschiedlichen Quellen, etwa mehreren Kolonnen oder Nachunternehmern, auf einer gemeinsamen Projektstruktur. Das erleichtert die laufende Steuerung: Weicht der tatsächliche Zeitaufwand eines Bauabschnitts erkennbar vom geplanten Aufwand ab, lässt sich frühzeitig gegensteuern, statt erst bei Projektabschluss eine Überraschung zu erleben. Voraussetzung ist eine saubere Projektstruktur, in der Bauabschnitte und zugehörige Aufträge eindeutig definiert sind.

Die aggregierten Projektdaten sind zugleich eine wichtige Grundlage für die Nachkalkulation aus Zeitdaten, wenn auch auf einer gröberen Ebene als die reine Baustellenzuordnung von Stunden. In Verbindung mit der Kolonnenplanung lässt sich zudem abschätzen, ob der geplante Personaleinsatz zum tatsächlichen Projektfortschritt passt.

Für die Praxis empfiehlt sich, die Zahl der Projektebenen gering zu halten. Zwei Ebenen, Projekt und Bauabschnitt, decken die meisten Vorhaben ab und werden auf der Baustelle zuverlässig gepflegt. Jede weitere Ebene erhöht die Auswahlarbeit bei der Erfassung und senkt damit die Datenqualität, ohne dass die Auswertung dadurch aussagekräftiger würde.

Betriebe, die neben klassischen Aufträgen auch größere Bauvorhaben abwickeln, sollten bei der Softwareauswahl prüfen, ob eine echte Projektebene oberhalb der einzelnen Aufträge abgebildet werden kann, statt Projekte behelfsmäßig als besonders große Einzelaufträge zu führen.