Zeitersparnis messen

Zeitersparnis zu messen heißt, den Zeitaufwand eines klar abgegrenzten Prozesses zweimal nach identischer Methode zu erheben. Dafür sind vier Festlegungen nötig: die Prozessgrenzen, also wo die Messung beginnt und endet, die Bezugsgröße, meist Minuten je Vorgang, die Erhebungsart, etwa Aufschreibung oder Systemauswertung, und die Zeiträume vor und nach der Änderung. Der Ersparnisbetrag ergibt sich aus der Differenz der Zeiten je Vorgang, multipliziert mit der Zahl der Vorgänge im Jahr. Erst diese Hochrechnung macht aus einer Minutenangabe eine betriebswirtschaftlich relevante Größe.

Häufige Fehler verzerren das Ergebnis. Wird nur der eigentliche Bearbeitungsschritt gemessen, aber nicht die neu entstandene Prüfzeit, fällt die Ersparnis zu hoch aus. Ein Elektriker, der Angebote per Sprachmodell erzeugen lässt, spart beim Schreiben, muss aber jeden Entwurf fachlich prüfen; nur die Nettodifferenz zählt. Ein Malerbetrieb, der auf mobile Zeiterfassung umstellt, verlagert Aufwand vom Büro auf die Baustelle; gemessen werden muss die Summe beider Seiten. Ein SHK-Betrieb mit Telefonassistent spart Unterbrechungen im Büro, gewinnt aber Nachbearbeitungszeit für die aufgenommenen Anfragen. Ebenfalls zu berücksichtigen ist die Einarbeitungsphase, in der der Aufwand zunächst steigt; die Nachher-Messung sollte deshalb erst nach einigen Wochen Routine erfolgen.

Nicht jede eingesparte Minute ist eine wirtschaftliche Entlastung. Zeit, die im Büro frei wird, führt nur dann zu einem Ergebnis, wenn sie für andere Aufgaben genutzt oder Personalkapazität tatsächlich angepasst wird. Bei kleinen Einsparungen, die sich über viele Vorgänge verteilen, entsteht häufig kein spürbarer Effekt, sondern lediglich eine geringere Belastung. Das ist ein legitimer Nutzen, sollte aber als solcher benannt und nicht in eine Kostenersparnis umgerechnet werden. Sinnvoll ist deshalb, neben der gemessenen Zeit auch festzuhalten, was mit der frei gewordenen Kapazität geschieht, etwa mehr Angebote, schnellere Abrechnung oder weniger Überstunden.

Bezug zur Digitalisierung

Nach der Umstellung liefern digitale Systeme Zeitstempel, aus denen sich Durchlaufzeiten automatisch ableiten lassen. Vor der Umstellung existieren diese Daten nicht, weshalb der Ausgangswert bewusst erhoben werden muss, etwa über eine mehrwöchige Aufschreibung als eigene Tätigkeitsart in der Zeiterfassung. Wer diesen Schritt auslässt, kann die Wirkung einer Investition später nicht belegen. Das ist auch für Förderanträge relevant, bei denen der Nutzen darzulegen ist.

Sinnvoll ist, die gemessene Zeitersparnis mit dem internen Stundensatz zu bewerten und den Jahreswert den laufenden Kosten der Lösung gegenüberzustellen. Erst dieser Vergleich zeigt, ob sich eine Maßnahme trägt oder ob sie lediglich Aufwand verschiebt.