Auftragsbezogene Zeiterfassung

Auftragsbezogene Zeiterfassung ordnet jede gebuchte Arbeitsstunde einem konkreten Kundenauftrag zu, meist über eine Auftrags- oder Kundennummer, die bei jeder Buchung ausgewählt wird. Sie ist damit feiner gegliedert als die Projektzeiterfassung, die eher auf der Ebene eines gesamten Bauvorhabens mit mehreren Aufträgen ansetzt und größere Zusammenhänge abbildet. Für Betriebe ohne mehrstufige Projektstruktur, etwa im Kundendienst oder bei kleineren Aufträgen mit kurzer Laufzeit, ist die auftragsbezogene Ebene meist die einzige und zugleich vollkommen ausreichende Zuordnungsebene, sodass eine zusätzliche Projektebene nur unnötige Komplexität schaffen würde.

Im Handwerksbetrieb ist diese Zuordnung die Voraussetzung für eine belastbare Kostenrechnung. Ein Elektriker, der an einem Tag drei unterschiedliche Kundenaufträge abarbeitet, muss die dafür aufgewendete Zeit auf genau diese drei Aufträge verteilen, sonst lässt sich später nicht nachvollziehen, ob ein einzelner Auftrag wirtschaftlich war oder ob unbemerkt Verlust entstanden ist. Ohne diese Trennschärfe verschwimmen die Zeiten in einer allgemeinen Tagesgesamtsumme, aus der sich für die Kalkulation kommender Angebote wenig ableiten lässt, und Fehleinschätzungen bei der Preisbildung wiederholen sich Auftrag für Auftrag unbemerkt.

Bezug zur Digitalisierung

Digitale Systeme erleichtern die auftragsbezogene Erfassung, indem sie bei jedem Wechsel des Einsatzortes oder Auftrags eine erneute Buchung mit Auftragsauswahl anstoßen, statt die Zuordnung nachträglich im Büro mühsam rekonstruieren zu lassen. In Verbindung mit einem ERP-System lassen sich die erfassten Stunden automatisch mit der ursprünglichen Kalkulation des Auftrags abgleichen, sodass Abweichungen frühzeitig auffallen, statt erst bei der Schlussrechnung sichtbar zu werden.

Diese Daten sind der Kern der Nachkalkulation: Erst wenn feststeht, wie viele Stunden tatsächlich in einen Auftrag geflossen sind, lässt sich beurteilen, ob der Preis richtig kalkuliert war und wo künftige Angebote nachgeschärft werden sollten. Wie sich aus den erfassten Zeitdaten belastbare Auswertungen für kommende Angebote ableiten lassen, beschreibt der Beitrag zur Nachkalkulation aus Zeitdaten im Detail.

Wichtig ist zudem die Abgrenzung zur reinen Baustellenzuordnung: Ein Kundenauftrag kann sich über mehrere Standorte erstrecken, sodass die Auftragsnummer und der physische Ort der Arbeit getrennt erfasst werden müssen, wie im Beitrag zur Baustellenzuordnung von Stunden beschrieben. Erst das Zusammenspiel beider Ebenen ergibt ein vollständiges Bild davon, wo und für wen tatsächlich gearbeitet wurde.

Für Betriebe mit häufig wechselnden Kleinaufträgen lohnt sich eine einfache, schnelle Erfassungsmaske, damit die auftragsbezogene Zuordnung im Arbeitsalltag nicht als lästige Zusatzaufgabe wahrgenommen wird, sondern nebenbei mitläuft und tatsächlich konsequent genutzt wird, statt nach wenigen Wochen wieder in Vergessenheit zu geraten. Eine zu kompliziert gestaltete Auswahl mit langen Listen führt erfahrungsgemäß dazu, dass Beschäftigte den nächstbesten Eintrag wählen, statt den tatsächlich richtigen Auftrag zu suchen.