Zugriffsrechte

Zugriffsrechte regeln, welche Person in einem Betrieb auf welche Daten, Programme oder Systeme zugreifen darf. Statt allen Mitarbeitenden denselben, umfassenden Zugang zu geben, erhält jede Person nur die Berechtigungen, die für die eigene Aufgabe notwendig sind. Diese Zuordnung wird meist über Benutzerkonten und Rollen in der jeweiligen Software verwaltet und lässt sich bei Bedarf jederzeit anpassen. Dieses Prinzip der minimalen Berechtigung unterscheidet sich von einer reinen Passwortabfrage dadurch, dass nicht nur geprüft wird, ob jemand angemeldet ist, sondern auch, was diese Person nach der Anmeldung tatsächlich sehen und verändern darf.

In einem Handwerksbetrieb braucht die Buchhaltung Zugriff auf Rechnungen und Zahlungsdaten, ein Vorarbeiter auf die Baustellendokumentation seines Projekts, die Geschäftsführung auf beides. Ohne klare Zugriffsrechte sehen dagegen oft alle Mitarbeitenden im gemeinsam genutzten DMS oder Cloud-Ordner sämtliche Kunden- und Lohndaten, unabhängig davon, ob sie diese für ihre Arbeit benötigen. Das erhöht sowohl das Risiko versehentlicher Änderungen als auch den möglichen Schaden, falls ein Zugang missbraucht wird oder ein Gerät verloren geht. Ein häufiger Fehler in kleineren Betrieben ist, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an mit einem einzigen, geteilten Administratorkonto arbeiten, weil die getrennte Einrichtung einzelner Konten zunächst als unnötiger Aufwand erscheint. Dabei lässt sich später ohne einzelne Konten weder nachvollziehen, wer eine Änderung vorgenommen hat, noch einer einzelnen Person gezielt der Zugang entziehen, etwa bei einer Kündigung.

Bezug zur Digitalisierung

Mit jedem neuen digitalen Werkzeug, sei es eine Software für die digitale Zeiterfassung, ein Dokumentenmanagement oder ein KI-Tool, stellt sich erneut die Frage, wer darauf zugreifen darf. Ein einfaches Rollenkonzept, das Aufgaben statt einzelner Personen mit Berechtigungen verknüpft, erleichtert die Pflege bei Personalwechseln erheblich: Verlässt jemand den Betrieb oder wechselt die Position, wird nur die Rolle angepasst statt jedes einzelne System einzeln durchzugehen.

Ergänzend sollte der Zugang zu besonders sensiblen Systemen, etwa Lohn- oder Kundendaten, zusätzlich über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden. So bleibt nachvollziehbar, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat, und der Schaden bei einem verlorenen oder gestohlenen Passwort bleibt begrenzt.

Voraussetzung für ein funktionierendes Berechtigungskonzept ist, dass Zugriffsrechte nicht nur bei der Einrichtung eines neuen Kontos vergeben, sondern auch regelmäßig überprüft werden. In der Praxis reicht dafür oft ein kurzer Termin ein- bis zweimal im Jahr, bei dem durchgegangen wird, wer worauf Zugriff hat und ob das noch zur aktuellen Aufgabe passt. Besonders wichtig ist dieser Schritt beim Umgang mit Kundendaten, weil sich hier über die Zeit häufig mehr Zugänge ansammeln, als für die jeweilige Tätigkeit tatsächlich nötig wären.