Zusammenfassung von Ausschreibungen

Vergabeunterlagen sind umfangreich. Neben dem Leistungsverzeichnis enthalten sie Baubeschreibung, Vorbemerkungen, besondere Vertragsbedingungen, Baustellenordnung, Terminplan, Pläne und Gutachten. Für die Entscheidung, ob ein Betrieb anbietet, sind davon nur wenige Punkte maßgeblich: Ausführungszeitraum, Art und Umfang der Leistung, Vertragsstrafen, Sicherheitseinbehalte, Zahlungsbedingungen, geforderte Nachweise und Abgabefrist.

Die Zusammenfassung von Ausschreibungen bezeichnet das automatisierte Verdichten dieser Unterlagen auf die entscheidungsrelevanten Angaben. Sprachmodelle können lange Dokumente lesen und daraus eine strukturierte Übersicht erzeugen, die in wenigen Minuten überflogen ist. Für Betriebe, die regelmäßig Anfragen erhalten und nur einen Teil davon bearbeiten können, verkürzt das die Vorauswahl erheblich.

Für Betriebe, die regelmäßig an Vergabeverfahren teilnehmen, liegt der Nutzen weniger im einzelnen Verfahren als in der Vorauswahl. Wer wöchentlich mehrere Bekanntmachungen sichtet, kann anhand einer knappen, einheitlichen Zusammenfassung schneller entscheiden, welche Unterlagen überhaupt vollständig gelesen werden. Sinnvoll ist dafür ein festes Raster mit denselben Punkten für jede Ausschreibung, weil erst die Vergleichbarkeit den Ablauf beschleunigt. Zusammenfassungen in wechselnder Form bringen diesen Vorteil nicht.

Wo KI ansetzt

Sinnvoll ist ein festes Raster. Die Anweisung an das Modell gibt vor, welche Punkte gesucht werden, und verlangt für jeden Punkt die Fundstelle im Dokument. So bleibt nachprüfbar, worauf sich die Angabe stützt, siehe Quellenangabe durch KI. Findet sich zu einem Punkt nichts, soll das Modell dies ausdrücklich vermerken statt eine plausible Angabe zu ergänzen.

Zwei technische Einschränkungen sind zu beachten. Erstens begrenzt das Kontextfenster, wie viel Text ein Modell auf einmal verarbeiten kann. Umfangreiche Unterlagen werden deshalb in Abschnitten ausgewertet oder über eine retrieval-gestützte Antwort erschlossen, bei der nur die passenden Stellen herangezogen werden. Zweitens sind Pläne und Zeichnungen mit reiner Textauswertung nicht erfasst.

Für die Angebotsbearbeitung selbst bleibt die Zusammenfassung eine Vorstufe. Kalkuliert wird auf Grundlage des vollständigen Leistungsverzeichnisses, das über GAEB in die Kalkulationssoftware übernommen wird. Wer eine Zusammenfassung als Kalkulationsgrundlage verwendet, riskiert übersehene Positionen und Nachtragsstreit.

Ein weiterer praktischer Nutzen liegt im Vergleich mehrerer Anfragen. Werden die Zusammenfassungen nach demselben Raster erstellt, lassen sich die Bedingungen verschiedener Auftraggeber nebeneinanderlegen. Auffälligkeiten wie ungewöhnlich lange Zahlungsziele, hohe Sicherheitseinbehalte oder enge Ausführungsfristen fallen dabei schneller auf als beim Lesen der Einzeldokumente. Für Betriebe, die für mehrere öffentliche Auftraggeber arbeiten, entsteht so mit der Zeit ein Bild davon, welche Ausschreibungen sich erfahrungsgemäß rechnen.

Der Nutzen liegt in der Vorauswahl. Wenn ein Teil der Bekanntmachungen früh aussortiert werden kann, bleibt für die verbleibenden mehr Zeit für eine belastbare Kalkulation. Voraussetzung bleibt, dass jede Angabe, die in das Angebot eingeht, an der Fundstelle im Originaldokument geprüft wird. Fristen und geforderte Nachweise gehören dabei an den Anfang der Prüfliste, weil ein Versäumnis an dieser Stelle unmittelbar zum Ausschluss führen kann.