Retrieval-gestützte Antwort

Eine retrieval-gestützte Antwort entsteht in zwei Schritten. Zuerst durchsucht das System den hinterlegten Dokumentenbestand nach Textstellen, die zur Frage passen. Dann übergibt es diese Stellen zusammen mit der Frage an ein Sprachmodell, das die Antwort ausschließlich daraus formuliert. Das Verfahren wird als RAG bezeichnet, kurz für retrieval augmented generation. Der Unterschied zur freien Antwort ist grundlegend: Es wird nicht aus dem Trainingswissen geschöpft, sondern aus dem, was der Betrieb selbst abgelegt hat.

Für Handwerks- und Baubetriebe ist genau das der entscheidende Punkt. Ein allgemeines Sprachmodell kennt weder die Vertragsbedingungen eines konkreten Bauvorhabens noch die Preisliste des Stammlieferanten noch die Absprache aus der Baubesprechung im März. Werden Bauakten, Verträge, Protokolle, Aufmaße und Datenblätter als firmeneigene Wissensbasis hinterlegt, lassen sich Fragen stellen wie: Welche Ausführungsfristen sind für dieses Objekt vereinbart? Wurde die Ausführung des Bodenaufbaus im Protokoll geändert? Welche Positionen im Leistungsverzeichnis betreffen unser Gewerk?

Wo KI ansetzt

Technisch werden die Dokumente in Abschnitte zerlegt und über eine Vektorsuche auffindbar gemacht, die nach Bedeutung und nicht nur nach Stichwort sucht. Eine Frage nach der Abnahme findet dadurch auch Textstellen, die von Übergabe oder Ingebrauchnahme sprechen. Zwei Vorteile ergeben sich daraus: Die Antwort ist an vorhandene Dokumente gebunden, was das Erfinden von Angaben deutlich reduziert, und das System kann Fundstellen mitliefern, siehe Quellenangabe durch KI.

Ganz ausgeschlossen ist ein Fehler damit nicht. Findet die Suche die falschen Abschnitte, entsteht eine saubere Antwort auf Basis der falschen Stelle. Auch veraltete Dokumente sind ein Risiko: Liegen drei Fassungen eines Plans im Bestand, kann die Antwort auf der überholten beruhen. Deshalb sind Ordnung und Versionsführung im DMS die eigentliche Voraussetzung. Datenschutzrechtlich ist zu klären, welche Unterlagen aufgenommen werden und wer sie abfragen darf, denn Bauakten enthalten regelmäßig personenbezogene Daten.

Die Qualität steht und fällt mit der Aufbereitung des Bestands. Dokumente müssen in sinnvolle Abschnitte zerlegt werden, damit die gefundenen Stellen für sich verständlich sind, und veraltete Fassungen gehören aussortiert. Liegen im Bestand drei Versionen derselben Baubeschreibung, kann das System nicht wissen, welche gilt, und zitiert unter Umständen die überholte.

Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Bestand, etwa den Unterlagen eines laufenden Großprojekts oder der Sammlung technischer Datenblätter. Prüfen Sie die Antworten in den ersten Wochen konsequent gegen das Original. Erst wenn die Trefferqualität stimmt, lohnt die Ausweitung auf den gesamten Aktenbestand. Klären Sie vorab, wer welche Unterlagen abfragen darf. Personalakten, Kalkulationsgrundlagen und Vertragsunterlagen gehören nicht in denselben frei zugänglichen Bestand wie technische Datenblätter. Sorgen Sie außerdem dafür, dass überholte Fassungen aus dem Bestand entfernt werden, sonst beantwortet das System Fragen auf veralteter Grundlage.