Korrekturworkflow Stunden

Der Korrekturworkflow für Stunden legt fest, wie mit fehlerhaften, unvollständigen oder nachträglich zu ändernden Zeitbuchungen umgegangen wird: Wer darf eine Buchung ändern, welche Begründung ist erforderlich, und wer muss die Änderung anschließend freigeben. Damit unterscheidet sich der Korrekturworkflow von der Plausibilitätsprüfung der Stunden, die auffällige Buchungen lediglich erkennt: Der Workflow beschreibt, was danach mit einer erkannten oder gemeldeten Auffälligkeit geschieht.

Im Handwerksbetrieb kommen Korrekturen ständig vor, etwa wenn eine Buchung vergessen wurde, ein Gerät ausgefallen ist oder eine Baustelle falsch zugeordnet wurde. Ohne klaren Ablauf werden solche Korrekturen oft formlos per Zuruf oder Notiz erledigt, was die Nachvollziehbarkeit erschwert und im Streitfall, etwa bei einer Prüfung, keine belastbare Dokumentation liefert.

Ein tragfähiger Ablauf beantwortet vier Fragen: Wer darf eine Korrektur anstoßen, wer gibt sie frei, welche Begründung ist erforderlich, und wie wird der ursprüngliche Wert erhalten. Der letzte Punkt ist der wichtigste. Wird ein Wert überschrieben, ist die ursprüngliche Aufzeichnung verloren, und die Anforderung an ein verlässliches System ist nicht mehr erfüllt. Digitale Systeme lösen das über eine Änderungshistorie, die alten und neuen Wert, Zeitpunkt und ändernde Person festhält.

Bezug zur Digitalisierung

Ein digitaler Korrekturworkflow protokolliert jede Änderung mit Zeitpunkt, ursprünglichem und neuem Wert sowie der Person, die die Änderung vorgenommen oder freigegeben hat. Das erfüllt zugleich eine Anforderung der Arbeitszeiterfassungspflicht, wonach das System verlässlich sein muss: Nachträgliche Änderungen dürfen die ursprüngliche Erfassung nicht unsichtbar überschreiben, sondern müssen nachvollziehbar bleiben.

Üblich ist ein zweistufiges Vorgehen: Der Beschäftigte meldet oder beantragt eine Korrektur, ein Vorgesetzter oder das Büro prüft und gibt sie frei. Wie diese Freigabe im Detail organisiert werden kann, beschreibt der Beitrag zur Stundenfreigabe durch den Vorarbeiter. In Verbindung mit der digitalen Zeiterfassung lässt sich dieser Ablauf direkt in der Software abbilden, statt ihn per E-Mail oder mündlich zu organisieren.

Wichtig ist außerdem, dass Beschäftigte Korrekturen selbst anstoßen können. Ein System, in dem nur das Büro Werte ändert, führt dazu, dass Fehler entweder unkorrigiert bleiben oder informell per Zuruf erledigt werden. Wird die Korrektur dagegen als Antrag mit Begründung gestellt und vom Vorarbeiter freigegeben, entsteht eine belastbare Dokumentation ohne zusätzlichen Aufwand. Besteht ein Betriebsrat, ist bei der Ausgestaltung die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beachten.

Betriebe sollten den Korrekturworkflow bewusst einfach halten, damit Beschäftigte kleine Fehler zeitnah melden, statt sie aus Scheu vor Aufwand unkorrigiert zu lassen.