Abschlussquote

Die Abschlussquote beschreibt, wie viele der gestellten Angebote am Ende zu einem tatsächlichen Auftrag führen. Sie wird üblicherweise als Verhältnis von erteilten Aufträgen zu versendeten Angeboten in einem bestimmten Zeitraum betrachtet und dient als eine von mehreren Kennzahlen zur Einschätzung der eigenen Vertriebsarbeit.

In Handwerksbetrieben wird die Abschlussquote selten systematisch erfasst, obwohl sie Hinweise darauf geben kann, an welcher Stelle im Ablauf Aufträge verloren gehen. Ein Malerbetrieb, der viele Angebote schreibt, aber wenige Zuschläge erhält, verliert dadurch nicht nur Umsatz, sondern auch die Zeit, die in die Kalkulation geflossen ist. Ursachen können im Preis liegen, aber auch in der Angebotsgestaltung, der Reaktionsgeschwindigkeit oder darin, dass Interessenten nach dem Angebot nicht mehr kontaktiert wurden. Ein Elektrobetrieb, der bei vergleichbaren Aufträgen regelmäßig unterlegen ist, sollte deshalb prüfen, ob das Problem tatsächlich am Preis liegt oder ob etwa die Erstellung des Angebots so lange dauert, dass Kunden sich bereits anderweitig entschieden haben, bevor das eigene Angebot überhaupt eintrifft.

Von der reinen Anzahl gestellter Angebote ist die Abschlussquote klar zu unterscheiden: Ein Betrieb kann wenige, aber sehr gezielte Angebote schreiben und dabei eine hohe Quote erzielen, während ein anderer viele Angebote streut und trotz höherer Gesamtzahl an Aufträgen eine niedrigere Quote aufweist. Ein häufiger Fehler bei der Auswertung ist, die Quote über sehr unterschiedliche Auftragsarten hinweg zu mitteln, obwohl etwa Notdienstleistungen und größere Sanierungsprojekte grundsätzlich verschiedene Annahmewahrscheinlichkeiten haben.

Bezug zur Digitalisierung

Digitale Systeme zur Angebotsnachverfolgung machen sichtbar, wie viele Angebote offen sind, wie lange sie unbeantwortet bleiben und wann eine Erinnerung sinnvoll ist. Erst wenn Angebote und ihr Ausgang konsequent erfasst werden, lässt sich die Abschlussquote überhaupt zuverlässig berechnen, statt sie aus dem Bauchgefühl zu schätzen.

Ausgewertete Daten zu abgelehnten Angeboten können zudem zeigen, ob bestimmte Leistungsarten oder Auftragsgrößen seltener angenommen werden. Das ist eine reine Beobachtung der eigenen Historie, keine verlässliche Vorhersage künftiger Abschlüsse, da jede Anfrage von individuellen Umständen abhängt. Ein Festpreisangebot kann sich in dieser Auswertung anders verhalten als ein Angebot mit Stundenlohnvorbehalt, was bei der Interpretation der Quote zu berücksichtigen ist.

Wichtig ist, die Abschlussquote nicht isoliert zu betrachten, sondern zusammen mit der Art der Anfragen: Ein Betrieb, der über Anfragen vorqualifizieren von vornherein nur passende Anfragen weiterverfolgt, wird tendenziell eine andere Quote erzielen als einer, der jede Anfrage bepreist. Für die praktische Auswertung reicht häufig schon eine einfache Tabelle, in der Angebotsdatum, Auftragswert und Ausgang festgehalten werden, um über mehrere Monate Muster zu erkennen.

Voraussetzung für eine belastbare Auswertung ist, dass tatsächlich jedes Angebot mit seinem Ausgang, also Zuschlag oder Absage, im System hinterlegt wird, auch wenn ein Auftrag am Ende nicht zustande kommt. Wird nur der Erfolg dokumentiert, verzerrt das die Quote systematisch nach oben und liefert ein zu optimistisches Bild der eigenen Vertriebsarbeit.