Anwendungsfall

Ein Anwendungsfall, oft auch Use Case genannt, ist die Beschreibung einer einzelnen Aufgabe, die mit einem Werkzeug gelöst werden soll. Er benennt den Auslöser, die beteiligten Personen, den Ablauf und das Ergebnis. Anwendungsfälle sind bewusst eng geschnitten: nicht “Digitalisierung der Verwaltung”, sondern “eingehende Lieferscheine erfassen und der richtigen Baustelle zuordnen”.

Diese Schärfe ist der eigentliche Nutzen. Betriebe, die ein Werkzeug einführen, ohne den Anwendungsfall festzulegen, können hinterher nicht beurteilen, ob es sich gelohnt hat. Ein sauber beschriebener Anwendungsfall enthält dagegen eine überprüfbare Aussage: Wie lange dauert die Aufgabe heute, wie oft fällt sie an, wer erledigt sie, und woran erkennt man, dass das Ergebnis gut genug ist. Im Handwerk lassen sich die meisten Anwendungsfälle einem von wenigen Bereichen zuordnen: Angebot und Kalkulation, Baustellendokumentation, Rechnungswesen, Kundenkommunikation, Personal.

Hilfreich ist, jeden Anwendungsfall mit einem Abbruchkriterium zu versehen. Bleibt die erwartete Wirkung nach einer festgelegten Erprobungszeit aus, wird das Vorhaben beendet statt stillschweigend weitergeführt. Ohne diese Festlegung sammeln sich im Betrieb Werkzeuge an, die niemand mehr benutzt, für die aber weiterhin Gebühren anfallen. Ebenso lohnt es, den Anwendungsfall aus Sicht der Person zu beschreiben, die ihn später ausführt, also aus Sicht der Bauleitung oder des Büros, nicht aus Sicht der Technik.

Wo KI ansetzt

Für KI-Werkzeuge eignen sich Anwendungsfälle mit drei Eigenschaften: Die Aufgabe wiederholt sich, sie besteht überwiegend aus Text-, Sprach- oder Bildverarbeitung, und ein Mensch kann das Ergebnis in kurzer Zeit prüfen. Das Diktat eines Bautagebuchs erfüllt alle drei Punkte, die Entscheidung über einen Nachtrag keinen davon. Welche Aufgaben sich eignen und welche nicht, ist unter Aufgaben mit hohem KI-Nutzen und Aufgaben ohne KI-Eignung näher beschrieben.

Sinnvoll ist es, Anwendungsfälle zunächst zu sammeln und erst danach zu bewerten. Eine Liste mit fünfzehn Punkten aus dem Betriebsalltag ist eine bessere Grundlage als ein einzelner Vorschlag aus einer Softwarepräsentation. Die Bewertung erfolgt dann über Häufigkeit, Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit, siehe Use-Case-Priorisierung.

Ein Anwendungsfall sollte schriftlich festgehalten werden, auch wenn es nur eine halbe Seite ist. Diese halbe Seite ist später die Grundlage dafür, ein KI-Pilotprojekt zu bewerten und gegenüber Mitarbeitenden und Geschäftsführung zu begründen, warum ein Werkzeug bleibt oder wieder abgeschafft wird. Wichtig ist, die Beschreibung knapp zu halten, damit sie im Betrieb tatsächlich gelesen und nicht als weiteres Dokument abgelegt und vergessen wird.