Use-Case-Priorisierung

Use-Case-Priorisierung bezeichnet das strukturierte Sortieren möglicher KI-Anwendungsfälle nach ihrer Umsetzungsreihenfolge. Statt zu fragen, was technisch alles ginge, wird geprüft, welcher Anwendungsfall im eigenen Betrieb den größten Nutzen bei vertretbarem Aufwand und überschaubarem Risiko bringt.

In Handwerks- und Baubetrieben ist das notwendig, weil Kapazität knapp ist. Es gibt keine Digitalisierungsabteilung; die Einführung erledigt der Chef, die Bürokraft oder ein technikaffiner Geselle nebenher. Wer parallel Telefonassistent, Aufmaßauswertung und Angebotsautomatik anfängt, bringt keines der Vorhaben zu Ende. Eine Priorisierung erzwingt die Entscheidung für ein bis zwei Themen.

Bewährt haben sich vier Kriterien. Wie oft kommt die Aufgabe vor? Wie lange dauert sie heute? Wie hoch wären die Kosten eines Fehlers? Wie gut lässt sich das Ergebnis prüfen? Aufgaben, die täglich anfallen, viel Zeit kosten, deren Fehler früh auffallen und deren Ergebnis leicht kontrollierbar ist, gehören nach vorn. Typische Kandidaten sind die Erfassung von Lieferscheinen, das Diktieren von Bautagebüchern, die Beantwortung wiederkehrender Kundenanfragen und Entwürfe für Standardschreiben. Nach hinten gehören Aufgaben mit direkter Rechtswirkung ohne Prüfmöglichkeit, wie sie unter Aufgaben ohne KI-Eignung beschrieben sind.

Nützlich ist außerdem die Trennung zwischen Nutzen für den Betrieb und Nutzen für einzelne Beschäftigte. Ein Werkzeug, das dem Chef abends eine Stunde Schreibarbeit erspart, kann sich lohnen, obwohl es in keiner Auswertung auftaucht. Umgekehrt scheitern Vorhaben mit hohem rechnerischem Nutzen daran, dass niemand sie im Alltag verwenden möchte. Die Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter gehört deshalb als eigenes Kriterium in die Bewertung und nicht erst in die Einführungsphase.

Wo KI ansetzt

Die Priorisierung ist keine Papierübung. Sinnvoll ist eine Bestandsaufnahme über zwei bis drei Wochen: Wer verbringt womit wie viel Zeit im Büro und auf der Baustelle? Daraus entsteht eine Liste, die sich nach Wiederholhäufigkeit ordnen lässt. Der erste Anwendungsfall wird dann als KI-Pilotprojekt mit klarem Ziel, Zeitraum und Abbruchkriterium umgesetzt.

Zur Priorisierung gehört auch die rechtliche Einordnung. Anwendungsfälle mit Bezug zu Beschäftigtendaten oder zur Bewerberauswahl brauchen eine gesonderte Betrachtung, unter anderem wegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn ein Betriebsrat besteht.

Neben Häufigkeit und Zeitaufwand lohnt ein Blick auf die Umsetzbarkeit. Ein Anwendungsfall, der eine Schnittstelle zu einem Altsystem voraussetzt, das der Hersteller nicht mehr pflegt, rutscht trotz hohen Nutzens nach hinten. Ebenso spielt eine Rolle, ob im Betrieb jemand die Ergebnisse fachlich beurteilen kann. Sinnvoll ist deshalb eine Bewertung in drei Spalten: Nutzen, Aufwand, Risiko. Der erste Anwendungsfall sollte hohen Nutzen bei geringem Aufwand und niedrigem Risiko haben, damit ein sichtbarer Erfolg entsteht, bevor Schwierigeres angegangen wird.

Praktischer Hinweis: Die Liste sollte nicht länger als eine Seite sein und ein Datum tragen. Nach dem ersten abgeschlossenen Anwendungsfall wird sie neu bewertet, weil sich die Einschätzung durch die eigene Erfahrung meist deutlich verschiebt. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber KI einführen im Handwerk.