Automatisierungsquote

Die Automatisierungsquote misst, welcher Anteil der Vorgänge eines Prozesses vollständig ohne manuellen Eingriff durchläuft. Berechnet wird sie als Anzahl der automatisch abgeschlossenen Vorgänge geteilt durch die Gesamtzahl der Vorgänge im gleichen Zeitraum. Entscheidend ist, was als automatisch gilt. Üblich ist die Dunkelverarbeitungsquote: Ein Vorgang zählt nur dann, wenn kein Mensch ihn angefasst hat. Eine Freigabe per Klick ist bereits ein Eingriff. Alternativ misst man teilautomatisierte Schritte getrennt, um Fortschritte innerhalb eines Prozesses sichtbar zu machen.

Im Handwerksbetrieb eignen sich vor allem Prozesse mit hoher Stückzahl. Bei der Eingangsrechnung kann die Quote angeben, wie viele Belege ohne Korrektur kontiert und gebucht wurden, siehe automatische Kontierung. Bei Terminbestätigungen zählt, wie viele Kunden ihre Erinnerung ohne Zutun des Büros erhalten haben. Ein SHK-Betrieb mit Wartungsverträgen kann messen, wie viele Wartungstermine automatisch aus dem Vertragsdatum erzeugt und versendet wurden. Ein Elektriker mit vielen Kleinaufträgen prüft, wie viele Rechnungen direkt aus der Zeiterfassung entstehen. Prozesse mit wenigen, aber komplexen Vorgängen, etwa Ausschreibungen im Bauunternehmen, sind für diese Kennzahl ungeeignet.

Bei der Bewertung ist zwischen technischer Machbarkeit und wirtschaftlichem Nutzen zu trennen. Ein Prozess mit zwanzig Vorgängen im Jahr rechtfertigt selten den Einrichtungsaufwand, auch wenn er technisch automatisierbar wäre. Ebenso wenig sinnvoll ist die Automatisierung eines Ablaufs, der zuvor nicht sauber definiert wurde: Eine unklare Zuständigkeit wird durch Automatisierung nicht geklärt, sondern verfestigt. Praktisch bewährt sich, den Prozess zuerst zu vereinfachen, überflüssige Schritte zu streichen und erst danach zu automatisieren. Ein Dachdecker, der seine Materialbestellung von drei Genehmigungsschritten auf einen reduziert, gewinnt dadurch oft mehr als durch die anschließende technische Umsetzung.

Wo KI ansetzt

Klassische Automatisierung arbeitet mit festen Regeln und scheitert an Abweichungen. KI erweitert den Anwendungsbereich, weil sie unstrukturierte Eingaben verarbeitet: Sie liest Lieferscheine unterschiedlicher Lieferanten aus, ordnet E-Mails der richtigen Kategorie zu oder erzeugt aus einer Sprachnotiz einen Baustellenbericht. Verbunden werden die Systeme über Schnittstellen oder eine Integrationsplattform; der Ratgeber n8n im Handwerk zeigt ein Beispiel dafür.

Eine hohe Quote ist kein Selbstzweck. Sinnvoll ist, parallel die Fehlerquote der automatisch verarbeiteten Vorgänge zu beobachten, denn eine Automatisierung, die zwar durchläuft, aber falsch zuordnet, verlagert den Aufwand nur in die Korrektur. Für den Start empfiehlt sich ein Prozess mit hoher Stückzahl und klarer Struktur, dessen Ausgangswert vor der Umstellung erfasst wird.