Medienbruchquote

Ein Medienbruch liegt vor, wenn Informationen von einem Träger auf einen anderen übertragen werden müssen, weil beide nicht miteinander verbunden sind. Typisch sind der Wechsel von Papier zu Software, von einer Software in eine andere ohne Schnittstelle oder von einem Chatverlauf in ein Formular. Die Medienbruchquote zählt die Brüche je Prozessdurchlauf: Man zeichnet den Prozess Schritt für Schritt auf und markiert jede Stelle, an der jemand Daten abtippt, abschreibt oder kopiert. Als Kennzahl dient entweder die absolute Zahl der Brüche je Prozess oder deren Anteil an allen Prozessschritten.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk: Der Monteur notiert Stunden auf einem Zettel, das Büro tippt sie in die Software, für die Lohnabrechnung werden sie in eine Excel-Liste übertragen, der Steuerberater erhält ein PDF und erfasst sie erneut. Das sind vier Brüche in einem einzigen Prozess. Bei einem Dachdecker läuft die Baustellendokumentation über Fotos auf dem Privathandy, die per Messenger ans Büro geschickt und dort manuell im Projektordner abgelegt werden. Ein Bauunternehmen erhält Lieferscheine auf Papier, die eingescannt, dann aber trotzdem von Hand der Baustelle zugeordnet werden. Jeder Bruch kostet Zeit und erzeugt Fehlerquellen, weil beim Übertragen Zahlen vertauscht oder Positionen vergessen werden.

Nicht jeder Bruch lässt sich beseitigen, und nicht jeder lohnt den Aufwand. Entscheidend ist die Stückzahl: Ein Bruch in einem Prozess, der zweimal im Jahr vorkommt, ist unerheblich; derselbe Bruch bei täglich zwanzig Vorgängen kostet über das Jahr erhebliche Zeit. Ebenso zu berücksichtigen sind Brüche, die außerhalb des eigenen Einflusses liegen, etwa wenn ein Lieferant ausschließlich Papierlieferscheine ausstellt oder ein Auftraggeber ein eigenes Portal für die Rechnungsstellung vorgibt. Hier hilft nur, den Übergang so weit wie möglich zu automatisieren. Sinnvoll ist deshalb, die gezählten Brüche mit der jährlichen Vorgangszahl zu multiplizieren und danach zu priorisieren.

Bezug zur Digitalisierung

Medienbrüche verschwinden durch Schnittstellen, nicht durch zusätzliche Software. Eine DATEV-Schnittstelle beseitigt die doppelte Erfassung in der Buchhaltung, GAEB den Bruch zwischen Ausschreibung und Kalkulation, die E-Rechnung den Bruch zwischen Rechnungsausgang und Rechnungseingang beim Kunden. Wo keine Schnittstelle existiert, kann eine Integrationsplattform vermitteln. KI hilft dort, wo die Quelle unstrukturiert ist: OCR liest Papierbelege aus, Spracherkennung wandelt Diktate in strukturierte Berichte.

Der praktische Einstieg ist eine Prozessaufnahme auf einem Blatt Papier: den Weg einer Information vom Entstehen bis zur Ablage aufzeichnen und die Brüche zählen. Der Prozess mit den meisten Brüchen und der höchsten Stückzahl wird zuerst angegangen.