Integrationsplattform

Eine Integrationsplattform ist ein Werkzeug, das mehrere getrennte Programme miteinander verbindet. Sie ruft Daten aus einem System ab, wandelt sie in das Format des Zielsystems um und übergibt sie dorthin. Die Verbindung läuft über die Schnittstelle der beteiligten Programme, meist über eine API oder einen Webhook. Bekannte Vertreter arbeiten mit vorgefertigten Bausteinen, sodass Verbindungen ohne eigene Programmierung entstehen.

Im Handwerks- und Baubetrieb liegen die Daten typischerweise verteilt: Termine im Kalender, Aufträge in der Branchensoftware, Belege im Postfach, Stunden in einer Zeiterfassungs-App, Buchhaltung beim Steuerberater. Ohne Verbindung entsteht Doppelarbeit, weil dieselbe Information mehrfach getippt wird. Eine Integrationsplattform übernimmt genau diese Übergaben: Wird ein Auftrag in der Handwerkersoftware angelegt, entsteht automatisch ein Projektordner im DMS, das Team erhält eine Benachrichtigung, und die erfassten Stunden landen ohne Zwischenschritt in der Lohnabrechnung.

Im Dachdeckerbetrieb kann das so aussehen: Aus der Freigabe eines Aufmaßes in der Branchensoftware entsteht der Materialabruf beim Händler, und der bestätigte Liefertermin wird in den Bauzeitenplan zurückgeschrieben. Voraussetzung ist, dass beide Systeme eine nutzbare Schnittstelle anbieten. Wo nur ein PDF-Export existiert, endet die Automatisierung an dieser Stelle.

Wo KI ansetzt

Klassische Integrationen arbeiten nach festen Regeln: Wenn A passiert, tue B. Diese regelbasierte Automatisierung stößt an Grenzen, sobald Inhalte gelesen und eingeordnet werden müssen. Hier lassen sich KI-Schritte einbauen. Eine eingehende Anfrage per E-Mail wird von einem Sprachmodell auf Gewerk, Ort und Dringlichkeit geprüft und dann an den richtigen Kollegen weitergeleitet. Ein eingescannter Lieferschein wird per OCR gelesen, die Positionen werden dem passenden Bauvorhaben zugeordnet.

Wichtig ist die Trennung der Aufgaben: Die Plattform steuert den Ablauf und transportiert die Daten, das Sprachmodell übernimmt nur den Schritt, der Verständnis erfordert. Alles, was sich eindeutig als Regel formulieren lässt, sollte auch als Regel bleiben. Das ist günstiger, schneller und leichter zu prüfen.

Datenschutzrechtlich ist zu klären, welche Daten die Plattform verarbeitet und wo sie liegen. Werden Kunden- oder Beschäftigtendaten übertragen, braucht es in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, und die Verarbeitung gehört ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO.

Sinnvoll ist der Einstieg über einen einzelnen, häufig wiederkehrenden Ablauf, etwa die Übergabe von Stundenzetteln in die Lohnvorbereitung. Läuft dieser stabil, kommt der nächste dazu. Wer stattdessen versucht, alle Systeme auf einmal zu verbinden, baut ein Geflecht, das im Fehlerfall niemand mehr durchschaut. Dokumentieren Sie jede Verbindung mit Zweck, Datenrichtung und verantwortlicher Person. Klären Sie außerdem, was bei einem Ausfall geschieht. Ein Betrieb, dessen Auftragsanlage an einem externen Dienst hängt, braucht einen beschriebenen Handweg für den Störungsfall und eine Stelle, an der Fehlermeldungen tatsächlich ankommen.