Materialverbrauch erfassen

Materialverbrauch zu erfassen bedeutet, jede Entnahme von Material einem Auftrag zuzuordnen: Artikel, Menge, Zeitpunkt, entnehmende Person und Kostenträger. Erst dadurch entsteht ein Zusammenhang zwischen dem eingekauften und dem verbauten Material. Ohne diese Zuordnung bleibt nur die Gesamtsumme des Wareneinsatzes über alle Aufträge hinweg.

In Handwerksbetrieben ist dies erfahrungsgemäß die am schlechtesten gepflegte Datenquelle. Stunden werden erfasst, weil sie für die Lohnabrechnung gebraucht werden; Material dagegen wird häufig geschätzt oder pauschal aufgeschlagen. Die Gründe sind praktischer Natur: Der Monteur nimmt Material vom Fahrzeug, hat Handschuhe an, steht unter Zeitdruck, und eine aufwendige Erfassungsmaske wird schlicht übersprungen.

Die Folgen zeigen sich an drei Stellen. Bei Regieaufträgen fehlen abrechenbare Positionen, was unmittelbar Umsatz kostet. Bei der Nachkalkulation fehlt der größte Kostenblock nach dem Personal. Und bei der Bestandsführung weicht der Systembestand so weit ab, dass Bestellvorschläge unbrauchbar werden.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk zeigt, wo der Verlust entsteht: Bei einer Störungsbeseitigung werden Leitungsreste, Klemmen, Schellen und Kleinmaterial vom Fahrzeug entnommen. Erfasst wird häufig nur das teure Bauteil, weil sich der Rest nicht zu lohnen scheint. Über hunderte Serviceeinsätze im Jahr summiert sich genau dieses Kleinmaterial zu einem Betrag, der in keiner Rechnung auftaucht.

Abzugrenzen ist die Verbrauchserfassung von der Bestandsführung im Lager. Die Verbrauchserfassung ordnet Material einem Auftrag zu, die Bestandsführung hält nach, was noch vorhanden ist. Betriebe, die nur bestandsorientiert buchen, wissen zwar, wann nachbestellt werden muss, können den Wareneinsatz aber keinem Projekt zuordnen und damit nicht nachkalkulieren.

Bezug zur Digitalisierung

Praktikabel wird die Erfassung nur mobil und mit wenigen Handgriffen. Bewährt hat sich der Scan über Barcode am Fahrzeugregal mit direkter Buchung auf den geöffneten Auftrag. Wichtig ist die Offline-Fähigkeit, da im Keller oder Rohbau selten Empfang besteht. Je mehr Schritte die Buchung erfordert, desto sicherer unterbleibt sie.

KI senkt die Hürde weiter. Aus einem Foto des entnommenen Materials lassen sich Artikel vorschlagen, aus einer kurzen Sprachnotiz Positionen ableiten, aus fotografierten Lieferscheinen per OCR Mengen übernehmen. Solche Verfahren erzeugen Vorschläge, die im Büro geprüft und freigegeben werden; für abrechnungsrelevante Mengen ist diese Prüfung erforderlich.

Für Fahrzeuge lohnt sich zusätzlich eine feste Grundausstattung mit definierten Mengen. Wird der Bestand nach jedem Einsatz auf diesen Stand ergänzt, entspricht die Nachfüllmenge dem Verbrauch, und die Erfassung wird zu einem Nebenprodukt des Auffüllens statt zu einer zusätzlichen Aufgabe auf der Baustelle.

Praktisch hilft eine einfache Regel mehr als jede Technik: Material wird gebucht, bevor es verbaut wird, nicht am Ende der Woche aus dem Gedächtnis. Betriebe, die diese Reihenfolge durchsetzen, erreichen deutlich bessere Datenqualität als solche, die auf nachträgliche Vollständigkeit setzen.