Inventur mobil

Mobile Inventur bezeichnet die Bestandsaufnahme mit einem mobilen Erfassungsgerät statt mit Zähllisten auf Papier. Artikel werden über Barcode oder QR-Code gescannt, die Menge eingegeben und der Datensatz direkt an das Warenwirtschaftssystem übergeben. Der Zwischenschritt des Abtippens entfällt, und Abweichungen zum Sollbestand sind sofort sichtbar.

Handwerksbetriebe führen Inventur zum Geschäftsjahresende durch, für Lager, Werkstatt und häufig auch für die Fahrzeuge. Gerade die Fahrzeugbestände sind der schwierigste Teil, weil dort Restmengen aus abgeschlossenen Aufträgen liegen, die nirgends verbucht sind. Mit mobiler Erfassung lässt sich jedes Fahrzeug einzeln aufnehmen, ohne dass jemand Listen zusammenführen muss.

Neben der handelsrechtlichen Pflicht hat die Inventur einen betrieblichen Zweck: Sie zeigt, wie stark der tatsächliche Bestand vom gebuchten abweicht. Große Differenzen sind ein Hinweis darauf, dass Materialentnahmen im Alltag nicht erfasst werden und die Nachkalkulation entsprechend ungenau ist.

Zu klären ist der Umgang mit angebrochenen Gebinden und Restmengen. Halbe Kartuschen, Reststücke und angebrochene Rollen sind schwer zu bewerten und machen auf Fahrzeugen einen erheblichen Teil des Bestands aus. Sinnvoll ist eine betriebliche Regel, ab welcher Restmenge ein Artikel noch gezählt wird und wie Bruchteile erfasst werden, statt jede Zählung im Einzelfall zu entscheiden.

Eine typische Fehlerquelle ist die Zählung während laufender Entnahmen. Wird an einem Werktag gezählt, während Monteure Material abholen, entstehen Differenzen, die niemand mehr aufklären kann. Entweder ruht die Bewegung während der Zählung, oder Entnahmen werden für den Zeitraum gesondert erfasst und nachträglich verrechnet.

Bezug zur Digitalisierung

Die mobile Inventur ist der Punkt, an dem sich zeigt, ob die digitale Lagerverwaltung im Alltag gelebt wird. Wo Entnahmen konsequent gebucht werden, ist die Inventur eine Kontrolle mit geringen Abweichungen. Wo nicht, wird sie zur vollständigen Neuaufnahme des Bestands.

Voraussetzung ist eine mobile Anwendung mit Offline-Fähigkeit, weil Lagerräume und Tiefgaragen oft keinen Empfang haben. Die erfassten Daten müssen zwischengespeichert und später synchronisiert werden, ohne dass Zählungen verloren gehen.

KI-gestützte Bilderkennung kann bei Artikeln ohne Etikett unterstützen, indem sie aus einem Foto Vorschläge für den Artikel macht. Bei visuell ähnlichen Teilen wie Fittings und Schrauben stößt das an Grenzen, sodass eine Bestätigung durch die zählende Person notwendig bleibt. Für die handelsrechtliche Bewertung zählt der tatsächlich festgestellte Bestand, nicht ein Schätzwert.

Ein Beispiel aus einem Elektrobetrieb: Auf zehn Fahrzeugen liegen Restbestände aus abgeschlossenen Aufträgen. Werden sie bei der Inventur erfasst und dem Lager wieder zugeführt, sinkt der Beschaffungsbedarf spürbar. Ohne Erfassung wird dasselbe Material erneut gekauft, während es im Fahrzeug altert.

Praktisch lohnt sich, vor der Inventur die Artikelstämme zu bereinigen und nicht mehr geführte Positionen zu sperren. Das verkürzt die Zählung spürbar und verbessert die Aussagekraft des Ergebnisses.