Bestellwesen digital

Digitales Bestellwesen umfasst die durchgehend elektronische Abwicklung des Materialeinkaufs: Bedarfsermittlung aus Auftrag oder Mindestbestand, Erzeugung einer Bestellung, elektronische Übermittlung an den Lieferanten, Rückmeldung von Verfügbarkeit und Liefertermin, Erfassung des Wareneingangs und Abgleich mit der Eingangsrechnung. Ziel ist, dass eine Artikelnummer nur einmal erfasst und danach weitergereicht wird.

Im Handwerk läuft die Bestellung häufig noch über Telefon, Fax oder eine formlose E-Mail an den Großhandel. Die Folge sind Rückfragen zu Artikeln, unklare Zuordnungen zum Auftrag und Eingangsrechnungen, deren Positionen im Büro mühsam gegen Lieferscheine geprüft werden. Bei mehreren Baustellen und wechselnden Abholern verliert der Betrieb schnell den Überblick, welches Material auf welchen Auftrag gebucht gehört.

Wesentliche Bausteine einer digitalen Lösung sind die Lieferantenanbindung mit aktuellen Artikeldaten und Konditionen, eine eindeutige Zuordnung jeder Bestellung zu einem Auftrag oder Kostenträger, ein digitaler Wareneingang per Barcode sowie die automatische Prüfung der Eingangsrechnung gegen Bestellung und Lieferschein.

Zu klären ist die Freigaberegelung. Wenn jeder Monteur eigenständig auf Rechnung des Betriebs beim Großhandel abholt, entstehen Kosten ohne Bezug zum Auftrag und ohne vorherige Prüfung. Sinnvoll ist eine Wertgrenze, bis zu der Abholungen ohne Freigabe möglich sind, verbunden mit der Pflicht, die Auftragsnummer beim Abholen anzugeben.

Eine typische Fehlerquelle sind Teillieferungen. Wird nur der Wareneingang gebucht, aber nicht die noch offene Restmenge geführt, entsteht der Eindruck einer vollständigen Lieferung. Die fehlenden Teile fallen erst auf der Baustelle auf, wenn die Kolonne bereits vor Ort ist. Ein Bestellstatus mit offenen Restmengen verhindert diesen Ablauf.

Bezug zur Digitalisierung

Das Bestellwesen ist einer der Bereiche mit dem klarsten Automatisierungspotenzial, weil die Daten strukturiert vorliegen. Ist die Bestellung mit dem Auftrag verknüpft, fließen Materialkosten ohne Zusatzerfassung in die Nachkalkulation, und der Materialverbrauch lässt sich je Baustelle auswerten.

KI unterstützt vor allem an den Rändern des strukturierten Prozesses. Eingangsbelege von Lieferanten ohne elektronische Anbindung lassen sich per OCR auslesen und Positionen den eigenen Artikelstämmen zuordnen. Aus Verbrauchsdaten vergangener Aufträge können Bedarfsmengen für wiederkehrende Leistungen vorgeschlagen werden, etwa Befestigungsmaterial je Quadratmeter. Die Freigabe der Bestellung bleibt beim Betrieb, weil Falschbestellungen unmittelbar Kosten verursachen.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk: Für eine Verteilerbestückung werden Komponenten mehrerer Hersteller benötigt. Ist die Bestellung mit dem Auftrag verknüpft und der Wareneingang gebucht, ist vor der Anfahrt erkennbar, ob alle Teile vorliegen. Ohne diese Verknüpfung entscheidet der Blick ins Lager, und der ist bei mehreren parallelen Baustellen unzuverlässig.

Praktisch beginnt der Einstieg meist beim Hauptlieferanten. Wird zunächst nur dessen Anbindung eingerichtet und konsequent genutzt, deckt das in vielen Betrieben bereits den größten Teil des Bestellvolumens ab. Weitere Lieferanten kommen später hinzu.