Bewerbermanagement

Bewerbermanagement umfasst den gesamten Ablauf von der eingehenden Bewerbung bis zur Einstellungsentscheidung: Sichtung der Unterlagen, Terminierung von Gesprächen, interne Abstimmung zwischen Meister und Geschäftsführung sowie die laufende Kommunikation mit den Kandidaten während des gesamten Verfahrens. Der Begriff bezeichnet damit den organisatorischen Rahmen, innerhalb dessen einzelne Bausteine wie die Bewerberkommunikation oder die vorgeschaltete Stellenanzeige zusammenlaufen und aufeinander abgestimmt werden müssen, damit am Ende ein stimmiges Bild für die Kandidaten entsteht.

Im Handwerksbetrieb wird Bewerbermanagement häufig nebenbei erledigt, meist von der Geschäftsführung selbst, zwischen Baustellenterminen und Angebotserstellung, ohne dass dafür eigens Zeit eingeplant wird. Bewerbungen kommen dabei auf sehr unterschiedlichen Wegen herein, per E-Mail, über ein Kontaktformular oder sogar per WhatsApp, was die Übersicht zusätzlich erschwert. Manche Bewerbungen laufen sogar über mehrere Kanäle gleichzeitig ein, etwa wenn ein Kandidat zusätzlich zur E-Mail noch persönlich auf der Baustelle nachfragt, was die Zuordnung zu einem einheitlichen Vorgang weiter erschwert. Ohne zentrale Übersicht geht schnell der Überblick verloren, welche Bewerbung bereits beantwortet wurde und welche noch offen ist, was gerade bei gefragten Fachkräften zu einem entscheidenden Zeitverlust führen kann, wenn ein Kandidat sich zwischenzeitlich für einen anderen Betrieb entscheidet.

Bezug zur Digitalisierung

Ein digitales Bewerbermanagement bündelt eingehende Bewerbungen unabhängig vom Eingangskanal an einer Stelle und macht den Status jeder Bewerbung für alle Beteiligten sichtbar, ohne dass jemand mehrere E-Mail-Postfächer und Chatverläufe parallel im Blick behalten muss. Das verhindert, dass ein aussichtsreicher Kandidat unbeabsichtigt tagelang ohne Rückmeldung bleibt und sich in der Zwischenzeit anderweitig bindet. Gerade im umkämpften Fachkräftemarkt im Handwerk ist die Geschwindigkeit der Rückmeldung häufig entscheidender für den Erfolg als die theoretisch perfekte Auswahl unter mehreren Kandidaten.

Nach erfolgreicher Einstellung übernimmt das digitale Onboarding den weiteren Prozess, sodass Bewerbermanagement und Einstieg in den Betrieb nahtlos ineinander übergehen können, statt an der Schnittstelle Informationen zu verlieren. Auch eine strukturierte, aber freundliche Absage, wie im Beitrag Absage freundlich automatisiert beschrieben, gehört zu einem professionellen Bewerbermanagement dazu, da abgelehnte Kandidaten künftige Kunden, Empfehlungsgeber oder spätere Bewerber für andere Stellen sein können.

Betriebe sollten personenbezogene Bewerberdaten nur in Systemen verarbeiten, für die eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter besteht, und Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens fristgerecht löschen, statt sie unbegrenzt für mögliche spätere Stellen aufzubewahren. Wer Unterlagen für einen möglichen späteren Kontakt aufbewahren möchte, sollte dafür vorab die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person einholen, statt sich auf eine stillschweigende Annahme zu verlassen.