Datenschutz bei Standortdaten

Standortdaten von Beschäftigten sind personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sobald sie einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Das gilt für den GPS-Standort eines Firmenhandys ebenso wie für eine Baustellenzuordnung, aus der sich ableiten lässt, wo sich jemand zu welchem Zeitpunkt aufgehalten hat, auch wenn kein Koordinatenwert im engeren Sinne gespeichert wird. Wie bei jeder Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die Grundsätze der Zweckbindung und der Datenminimierung: Es dürfen nur so viele Standortdaten erhoben werden, wie für den konkreten Zweck tatsächlich nötig sind, und nicht mehr, nur weil die Technik es erlauben würde. Diese Grenze zu ziehen ist Aufgabe des Betriebs, nicht des Softwareanbieters, dessen wirtschaftliches Interesse eher in möglichst umfassenden Funktionen liegt.

Im Handwerksbetrieb betrifft das vor allem die mobile Zeiterfassung und Systeme mit GPS-gestützter Funktion, die zunehmend Standardausstattung vieler Apps sind. Eine dauerhafte, lückenlose Nachverfolgung des Aufenthaltsorts von Beschäftigten während der Arbeitszeit ist regelmäßig unverhältnismäßig gegenüber dem Zweck, Arbeitszeiten korrekt zu erfassen, und lässt sich mit dem Grundsatz der Datensparsamkeit kaum vereinbaren. Vertretbar ist in der Regel nur eine anlassbezogene Ortung, die zeitlich auf die Arbeitszeit und inhaltlich auf den konkreten Buchungsvorgang begrenzt ist.

Praktisch bedeutet Datenminimierung, den Umfang der Erhebung an den Zweck zu koppeln. Für die Zuordnung von Stunden zu einer Baustelle genügt die Information, dass sich das Gerät zum Buchungszeitpunkt im Bereich des Einsatzortes befunden hat. Eine Speicherung von Bewegungsprofilen über den Tag hinweg ist dafür nicht erforderlich. Ebenso wenig darf die Erhebung außerhalb der Arbeitszeit weiterlaufen, etwa auf dem Heimweg oder am Wochenende.

Bezug zur Digitalisierung

Für Betriebe bedeutet das konkret: Standortfunktionen sollten sparsam ausgelegt werden, etwa durch Geofencing statt fortlaufender Ortung, und Beschäftigte müssen transparent darüber informiert werden, wann und zu welchem Zweck ihr Standort erfasst wird. Diese Information gehört in eine verständliche Datenschutzerklärung oder Betriebsvereinbarung, nicht nur in die Nutzungsbedingungen eines Softwareanbieters, die kaum jemand vollständig liest. Allgemeine Grundsätze der DSGVO im Betrieb fasst der Beitrag DSGVO im Handwerk zusammen.

Wird ein Standortsystem im Betrieb eingeführt oder verändert, ist zudem regelmäßig zu prüfen, ob ein bestehender Betriebsrat mitzubestimmen hat, da eine solche Technik typischerweise geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, selbst wenn dies gar nicht beabsichtigt ist. Details dazu liefert der Beitrag zur Betriebsratsbeteiligung Zeiterfassung, der auch beschreibt, wann eine formale Vereinbarung erforderlich wird.

Vor der Einführung gehören Zweck, Umfang, Speicherdauer und Zugriffsberechtigungen schriftlich festgelegt und den Beschäftigten transparent mitgeteilt. Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung eines Systems, das zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Für den Anbieter der eingesetzten Software ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich.

Betriebe sollten vor der Aktivierung jeder Standortfunktion in ihrer Software prüfen, ob sie tatsächlich zwingend nötig ist oder ob der gleiche Nutzen auch mit weniger Datenerhebung erreicht werden kann, etwa durch eine einfache manuelle Bestätigung statt einer automatischen Erfassung im Hintergrund. Im Zweifel gilt: Je weniger Standortdaten für einen bestimmten Zweck nötig sind, desto geringer ist auch das Risiko einer späteren rechtlichen Auseinandersetzung darüber.