Onboarding digital

Digitales Onboarding bezeichnet den strukturierten, weitgehend elektronisch organisierten Ablauf, mit dem ein neuer Beschäftigter in den Betrieb aufgenommen wird: Vertragsunterlagen, Anmeldungen bei Sozialversicherung und Lohnbuchhaltung, Einrichtung von Zugängen zu Software und Geräten sowie die Bereitstellung von Arbeitskleidung und Werkzeug. Der Begriff bezieht sich damit auf die organisatorische und administrative Seite des Einstiegs, nicht auf die fachliche Einarbeitung selbst.

Im Handwerksbetrieb läuft dieser Prozess traditionell über eine Reihe einzelner Schritte, die von verschiedenen Personen an verschiedenen Stellen erledigt werden: die Personalabteilung kümmert sich um Vertrag und Anmeldung, das Büro um Software-Zugänge, der Meister um Werkzeug und Arbeitskleidung. Ohne klare Abstimmung fehlt am ersten Arbeitstag regelmäßig etwas, sei es der Zugang zum Zeiterfassungssystem oder die passende Schutzausrüstung.

Für Handwerksbetriebe ist der erste Arbeitstag der kritische Punkt. Neue Beschäftigte beginnen häufig direkt auf einer Baustelle und nicht im Büro, weshalb Ausrüstung, Zugänge und die sicherheitsrelevante Erstunterweisung vorher bereitstehen müssen. Fehlt die Unterweisung, darf die Tätigkeit im Zweifel nicht aufgenommen werden. Eine Checkliste, die zwischen Aufgaben vor dem ersten Tag, am ersten Tag und in der ersten Woche unterscheidet, deckt diesen Ablauf zuverlässiger ab als eine ungegliederte Liste.

Bezug zur Digitalisierung

Digitales Onboarding bündelt diese Einzelschritte in einer nachvollziehbaren Checkliste, aus der ersichtlich wird, was bereits erledigt ist und was noch fehlt, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Das reduziert die Zahl der Dinge, die im Trubel des Tagesgeschäfts vergessen werden, und sorgt dafür, dass ein neuer Beschäftigter direkt produktiv arbeiten kann, statt am ersten Tag auf einen Zugang oder ein Gerät warten zu müssen.

Direkt im Anschluss an das administrative Onboarding setzt die fachliche Einarbeitung an, die im Beitrag zum digitalen Einarbeitungsplan beschrieben wird. Ebenfalls Teil eines vollständigen Onboardings ist die verpflichtende digitale Unterweisung zu Sicherheit und Arbeitsschutz, die möglichst noch vor dem ersten Baustelleneinsatz abgeschlossen sein sollte.

Datenschutzrechtlich fallen im Onboarding besonders sensible Angaben an, etwa Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und Angaben zur Steuer. Diese gehören in die Systeme, die für die Personalverwaltung vorgesehen sind, und nicht in allgemeine Ablagen oder Messenger-Gruppen. Wird ein externer Dienst eingesetzt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich. In KI-gestützte Werkzeuge ohne einen solchen Vertrag dürfen personenbezogene Daten nicht eingegeben werden.

Betriebe sollten personenbezogene Unterlagen im Onboarding-Prozess nur in Systemen verarbeiten, für die eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem Softwareanbieter besteht, insbesondere bei sensiblen Daten wie Gesundheits- oder Bankangaben.