Buchungsvorschlag durch KI

Ein Buchungsvorschlag durch KI ist die maschinell erzeugte Empfehlung, wie ein Beleg zu verbuchen ist. Das System liest die Belegdaten, vergleicht sie mit früheren Buchungen desselben oder ähnlicher Lieferanten und schlägt Sachkonto, Steuerschlüssel und gegebenenfalls Kostenstelle vor. Anders als eine feste Regel passt sich ein lernendes Modell an, wenn sich Buchungsgewohnheiten ändern.

Grundlage ist meist ein Verfahren aus dem Machine Learning, das auf den historischen Buchungssätzen des Betriebs oder der Steuerkanzlei trainiert wurde. Die Qualität hängt daher direkt davon ab, wie konsistent in der Vergangenheit gebucht wurde. Die meisten Systeme geben zu jedem Vorschlag eine Sicherheitsbewertung aus. Vorschläge oberhalb einer festgelegten Schwelle laufen automatisch durch, alles darunter geht in die manuelle Prüfung.

Im Handwerksbetrieb betrifft das vor allem die Masse an gleichförmigen Eingangsrechnungen: Baustoffhandel, Elektrogroßhandel, Kraftstoff, Werkzeug, Entsorgung, Leasing. Diese Belege wiederholen sich monatlich und binden unverhältnismäßig viel Bürozeit. Anspruchsvoll bleiben Fälle mit steuerlicher Besonderheit, etwa Reverse Charge bei Bauleistungen, gemischte Rechnungen oder Anzahlungen.

Zu klären ist, wessen Daten die Grundlage bilden. Lernt das System aus den Buchungen des eigenen Betriebs, bildet es dessen Gewohnheiten ab, einschließlich vorhandener Fehler. Stammen die Muster aus einem übergreifenden Bestand, passen sie möglicherweise nicht zur eigenen Kontenlogik. Diese Frage gehört mit der Steuerkanzlei geklärt, bevor Vorschläge automatisch übernommen werden. Ebenso ist festzulegen, wie mit korrigierten Buchungen umgegangen wird, denn eine Korrektur, die das System nicht als solche erkennt, verfestigt den ursprünglichen Fehler in den Vorschlägen.

Wo KI ansetzt

Über die reine Kontierung hinaus können Modelle Auffälligkeiten melden: eine Rechnung, die vom üblichen Betragsrahmen des Lieferanten abweicht, eine doppelt eingegangene Belegnummer oder eine Position, die nicht zum bestellten Material passt. Damit wird der Buchungsvorschlag zugleich zu einer ersten Plausibilitätsprüfung.

Zu beachten ist der Datenschutz. Werden Belege zur Verarbeitung an einen externen Dienst übermittelt, gehören Auftragsverarbeitungsvertrag und die Frage des Verarbeitungsorts geklärt, weil Rechnungen personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitenden enthalten können. Verantwortlich für die Richtigkeit der Buchung bleibt in jedem Fall der Betrieb beziehungsweise die Steuerkanzlei; ein Vorschlag ersetzt keine fachliche Entscheidung.

Ein Beispiel aus einem SHK-Betrieb: Derselbe Großhändler liefert Material für Kundenaufträge und Werkzeug für die Werkstatt. Ohne Auswertung der Rechnungspositionen landet beides auf demselben Konto, und der Materialeinsatz je Auftrag erscheint höher, als er ist.

Sinnvoll ist ein stufenweiser Einstieg: zunächst Vorschläge erzeugen und alle prüfen, dann die Trefferquote je Lieferant auswerten und erst danach für die sicheren Lieferanten die automatische Übernahme aktivieren. Wie sich das in den Büroalltag einfügt, beschreibt der Ratgeber KI im Rechnungswesen.