Doppelzahlungsprüfung

Die Doppelzahlungsprüfung ist eine Kontrolle im Eingangsrechnungsprozess, die identische oder nahezu identische Rechnungen erkennt. Verglichen werden typischerweise Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag. Findet das System eine Übereinstimmung mit einem bereits erfassten Beleg, wird der Vorgang gesperrt und zur Klärung vorgelegt.

Doppelzahlungen entstehen selten aus Nachlässigkeit, sondern aus Prozesslücken. Eine Rechnung kommt per Post und zusätzlich per E-Mail. Der Lieferant schickt eine Mahnung, die formal wie eine Rechnung aussieht und erneut erfasst wird. Der Bauleiter reicht seinen Beleg ein, während die Buchhaltung dieselbe Rechnung bereits vom Großhandel erhalten hat. In Betrieben mit vielen Baustellen und mehreren Ablieferungswegen ist das ein reales Risiko.

Für Handwerksbetriebe ist der Schaden doppelt: Zum einen fließt Liquidität ab, zum anderen wird die Rückholung aufwendig, weil Guthaben bei Lieferanten oft erst mit späteren Bestellungen verrechnet werden und dann in der Kostenzuordnung nicht mehr zum ursprünglichen Projekt passen.

Voraussetzung für eine wirksame Prüfung ist eine eindeutige Lieferantenkennung. Wird derselbe Großhändler unter zwei Kreditorennummern geführt, etwa weil er einmal mit Niederlassung und einmal ohne angelegt wurde, findet der Abgleich die Übereinstimmung nicht. Die Bereinigung des Kreditorenstamms ist deshalb der erste Schritt, nicht die Einrichtung der Prüfregel.

Zu unterscheiden sind echte Dubletten von berechtigten Wiederholungen. Bei Abschlagsrechnungen mit gleichbleibendem Betrag und regelmäßig wiederkehrenden Abonnements treten identische Beträge planmäßig auf. Werden solche Fälle nicht ausgenommen, entstehen so viele Fehlmeldungen, dass die Prüfung im Alltag übergangen wird.

Bezug zur Digitalisierung

In einem digitalen Eingangsrechnungs-Workflow läuft die Prüfung automatisch bei der Erfassung. Bei einer E-Rechnung sind Lieferantenkennung, Rechnungsnummer und Betrag als strukturierte Felder vorhanden, sodass der Abgleich exakt erfolgt. Bei gescannten Papierrechnungen wird die Prüfung unschärfer, weil Erkennungsfehler bei der Rechnungsnummer auftreten können. Systeme arbeiten deshalb mit Ähnlichkeitsvergleichen und melden auch Beinahe-Treffer.

KI-gestützte Verfahren gehen darüber hinaus und erkennen Fälle, in denen dieselbe Leistung unter unterschiedlicher Rechnungsnummer erneut gestellt wurde, etwa nach einer Rechnungskorrektur, bei der Original und Ersatzrechnung parallel im Umlauf sind. Auch ein plötzlich geänderter Bankverbindungssatz eines bekannten Lieferanten lässt sich als Auffälligkeit melden, was zugleich vor Rechnungsbetrug schützt.

Ein Beispiel aus einem GaLaBau-Betrieb: Material wird auf der Baustelle angeliefert, der Lieferschein bleibt beim Vorarbeiter, die Rechnung geht an das Büro. Reicht der Vorarbeiter den Lieferschein später als Beleg ein, entsteht ein zweiter Vorgang zum selben Vorfall. Eine Prüfung auf Lieferscheinnummer statt nur auf Rechnungsnummer deckt das auf.

Die Prüfung entfaltet ihre Wirkung nur, wenn sie vor dem Zahllauf greift. Sinnvoll ist daher, sie als Pflichtschritt im Zahlungsvorschlag zu verankern und Treffer nicht per Sammelfreigabe wegzuklicken, sondern einzeln zu entscheiden.