E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht regelt, dass Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format ausgetauscht werden müssen. Eine E-Rechnung im Sinne dieser Regelung ist ein maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF, das per E-Mail versendet wird, erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn es elektronisch übermittelt wird. Ein eingescanntes Papier ebenfalls nicht.

Die Empfangspflicht gilt im inländischen B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Jeder Betrieb muss also in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und ordnungsgemäß zu archivieren. In der Praxis reicht dafür ein E-Mail-Postfach in Verbindung mit einer Software, die den Datensatz lesen und revisionssicher ablegen kann.

Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, die von Faktoren wie dem Vorjahresumsatz abhängen. Welche Frist für den eigenen Betrieb gilt und ab wann folglich alle Ausgangsrechnungen strukturiert gestellt werden müssen, ist individuell mit dem Steuerberater zu klären.

Für Handwerksbetriebe hat das mehrere praktische Folgen. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind über Verwaltungsportale ohnehin schon strukturiert einzureichen, häufig mit Leitweg-ID. Im gewerblichen Kundengeschäft kommt hinzu, dass Großhändler und Generalunternehmer strukturierte Rechnungen erwarten und formal fehlerhafte Rechnungen zurückweisen. Rechnungen an private Endkunden sind von der Pflicht nicht erfasst.

Zu klären ist der Umgang mit Anlagen. Bei Bauleistungen gehören Aufmaßprotokolle, Stundennachweise und Lieferscheine regelmäßig zur Rechnung. Sie sind nicht Teil des strukturierten Datensatzes und müssen so beigefügt werden, dass der Bezug erhalten bleibt. Werden sie getrennt nachgereicht, verzögert das die Prüfung, auch wenn die Rechnung formal korrekt ist.

Bezug zur Digitalisierung

Die Pflicht ist der Anlass, aber der eigentliche Gewinn liegt in der Weiterverarbeitung. Da die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, lassen sich Positionen automatisch gegen Bestellung und Lieferschein prüfen, Kontierungen ableiten und Skontofristen überwachen, ohne dass jemand Zahlen abtippt.

Betriebe sollten prüfen, ob ihre Handwerkersoftware sowohl Empfang als auch Erzeugung normkonformer Datensätze beherrscht, und ob die Archivierung das Originalformat sichert. Eine PDF-Kopie im Ordner genügt nicht.

Ein Beispiel aus einem Trockenbaubetrieb: Ein Generalunternehmer weist Rechnungen automatisiert zurück, wenn die von ihm vergebene Bestellnummer nicht im vorgesehenen Feld steht. Der Fehler liegt nicht im Betrag, sondern in einem leeren Datenfeld, und er kostet einen vollständigen Zahlungslauf.

Für den Einstieg empfiehlt sich, zuerst den Empfangsweg zu klären und ein zentrales Rechnungspostfach einzurichten, statt Rechnungen auf persönliche Postfächer verteilt eingehen zu lassen. Details zum Ablauf beschreibt der Ratgeber E-Rechnung im Handwerk.