Dokumentation für den Nachtrag

Ein Nachtrag ist die Vergütung einer Leistung, die im ursprünglichen Vertrag nicht oder anders vereinbart war. Ob er durchsetzbar ist, entscheidet sich selten an der Kalkulation und fast immer an der Dokumentation. Verlangt wird der Nachweis, dass eine Leistung angeordnet oder erforderlich war, dass sie über das Geschuldete hinausging, welchen Mehraufwand sie verursacht hat und wann das alles geschehen ist.

Die dafür nötigen Belege entstehen im Tagesgeschäft: der Eintrag im Bautagesbericht mit Regiestunden und Materialverbrauch, das Foto der abweichenden Vorgefundenheit, die schriftliche Anordnung oder wenigstens die Bestätigung einer mündlichen Anweisung, das Besprechungsprotokoll mit dem Punkt, die Behinderungsanzeige bei Ablaufstörungen. Wer diese Unterlagen hat, verhandelt über Preise. Wer sie nicht hat, verhandelt darüber, ob überhaupt etwas geschuldet ist.

Besonders kritisch sind mündliche Anordnungen auf der Baustelle. Sie sind üblich und werden später bestritten. Eine kurze schriftliche Bestätigung noch am selben Tag, versehen mit Datum, Ort und Inhalt der Anweisung, ist der wirksamste Einzelbeitrag zur Nachtragssicherung.

Zu unterscheiden sind die Anspruchsgrundlagen, weil sie unterschiedliche Nachweise verlangen. Eine vom Auftraggeber angeordnete Änderung erfordert den Beleg der Anordnung. Eine erforderliche Zusatzleistung erfordert den Beleg, dass sie zur Erfüllung notwendig war und dass sie angezeigt wurde. Eine Bauzeitverlängerung erfordert zusätzlich die Darstellung des Ablaufs, also welcher Vorgang wann wie lange gehindert war.

Eine häufige Schwäche ist die fehlende Verbindung zwischen Aufwand und Ursache. Regiestunden allein belegen, dass gearbeitet wurde, nicht aber warum die Arbeit über das Geschuldete hinausging. Der Beleg wird erst tragfähig, wenn Tagesbericht, Foto und Anordnung denselben Sachverhalt an demselben Datum abbilden.

Bezug zur Digitalisierung

Mobile Erfassung verkürzt den Weg zwischen Feststellung und Beleg. Regiestunden, Fotos und Anordnungen werden auf der Baustelle erfasst und dem Nachtragssachverhalt zugeordnet, statt am Monatsende rekonstruiert zu werden. Die Zuordnung zu einer Nachtragsnummer von Anfang an spart bei der späteren Zusammenstellung erhebliche Zeit.

Sprachmodelle stellen aus Berichten, Protokollen und Schriftverkehr eine chronologische Nachtragsbegründung zusammen und benennen die Fundstellen. Prüffunktionen weisen auf Lücken hin, etwa Regiestunden ohne zugehörige Anordnung. Die fachliche und rechtliche Bewertung bleibt beim Betrieb; die Zusammenstellung ist Zuarbeit, kein Ersatz für Prüfung.

Ein Beispiel aus dem Malerhandwerk: Zeigt sich beim Abschleifen, dass der vorhandene Altanstrich nicht tragfähig ist, gehören Feststellung, Foto, schriftliche Anzeige an den Auftraggeber und die daraufhin erteilte Anordnung an denselben Vorgang. Fehlt die Anzeige, steht später die Frage im Raum, ob die zusätzliche Vorbereitung nicht ohnehin geschuldet war.

Praktischer Hinweis: Eröffnen Sie einen Nachtragsvorgang, sobald der Sachverhalt auftritt, nicht erst wenn kalkuliert wird. Alles, was ab diesem Zeitpunkt anfällt, landet dann automatisch am richtigen Vorgang.