Geräteverwaltung digital

Digitale Geräteverwaltung bedeutet, dass jedes Betriebsmittel als Datensatz geführt wird: Kennzeichnung, Typ, Anschaffungsdatum, aktueller Standort, verantwortliche Person, Wartungs- und Prüfintervalle sowie Reparaturhistorie. Die Zuordnung erfolgt in der Praxis über ein Etikett am Gerät, meist mit QR-Code oder NFC-Tag, das sich mit dem Smartphone erfassen lässt.

Für Handwerksbetriebe sind zwei Aspekte relevant. Erstens der Bestand: Bohrhämmer, Nivelliergeräte, Rüttelplatten und Leitern wandern zwischen Baustellen, Fahrzeugen und Lager. Ohne Erfassung ist im Bedarfsfall unklar, wo ein Gerät ist, und Verluste fallen erst bei der Inventur auf. Zweitens die Prüfpflichten: Elektrische Betriebsmittel, Leitern und Hubarbeitsbühnen unterliegen wiederkehrenden Prüfungen, deren Termine und Ergebnisse dokumentiert werden müssen. Ein System mit Fristenüberwachung meldet anstehende Prüfungen, statt sie dem Gedächtnis zu überlassen.

Der Nutzen zeigt sich außerdem bei der Kostenzuordnung. Werden Geräte auf Baustellen gebucht, lassen sich Vorhaltekosten dem Auftrag zuordnen, was für die Nachkalkulation bei gerätintensiven Gewerken wie Erdbau oder Gerüstbau relevant ist.

Zu klären ist der Umgang mit dem Zeitpunkt der Buchung. Wird ein Gerät erst beim Rücktransport erfasst, zeigt das System tagelang einen falschen Standort. Bewährt hat sich die Buchung beim Verladen, verbunden mit einer Regel, dass ein Gerät ohne Buchung als nicht ausgegeben gilt. Ohne diese Verbindlichkeit entsteht ein Bestand, dem niemand traut, und die Suche läuft weiterhin über Anrufe.

Zu unterscheiden ist die Geräteverwaltung von der Prüfmittelverwaltung. Letztere betrifft Messgeräte, deren Genauigkeit für Nachweise maßgeblich ist, etwa Messgeräte im Elektrohandwerk oder Feuchtemessgeräte im Estrichbau. Für sie gelten eigene Anforderungen an Kalibrierung und Nachweisführung, die über die reine Standortverfolgung hinausgehen.

Bezug zur Digitalisierung

Die Geräteverwaltung ist eine der Anwendungen, bei denen der Nutzen unmittelbar spürbar ist, weil die Erfassung mit einem Scan erledigt ist. Voraussetzung ist eine mobile Anwendung mit Offline-Fähigkeit, da Baustellen häufig keine stabile Verbindung haben. Die Verbindung zur mobilen Inventur ergibt sich von selbst, weil derselbe Datenbestand genutzt wird.

KI kann die Erfassung erleichtern, indem Geräte auf Fotos erkannt und Typenschilder per OCR ausgelesen werden. Das hilft beim Aufbau des Bestands, wenn Altgeräte ohne Etikett erfasst werden müssen. Aus Nutzungs- und Reparaturdaten lassen sich zudem Hinweise auf Geräte ableiten, die überdurchschnittlich häufig ausfallen.

Ein Beispiel aus dem Gerüstbau: Bauteile und Prüfnachweise wandern über viele Objekte. Ist erfasst, welches Material auf welchem Objekt steht, lässt sich der tatsächliche Bestand mit dem verfügbaren abgleichen, bevor ein neuer Auftrag angenommen wird. Ohne diese Übersicht wird Material zugekauft, das im Bestand vorhanden, aber nicht auffindbar ist.

Praktisch scheitert die Einführung meist am Aufbau des Anfangsbestands. Sinnvoll ist, mit den werthaltigen und prüfpflichtigen Geräten zu beginnen und Kleinwerkzeug zunächst auszuklammern.