Kapazitätsplanung

Kapazitätsplanung vergleicht das Angebot an Arbeitszeit mit dem Bedarf. Auf der Angebotsseite stehen die verfügbaren Stunden je Kolonne oder Qualifikation, bereinigt um Urlaub, Feiertage, Schulungen und Erfahrungswerte für Krankheit. Auf der Bedarfsseite stehen die kalkulierten Stunden der beauftragten Arbeiten sowie, gewichtet nach Wahrscheinlichkeit, der noch offenen Angebote. Der Zeithorizont liegt üblicherweise bei mehreren Wochen bis Monaten.

Für Handwerksbetriebe ist diese Sicht vor allem eine Entscheidungsgrundlage im Vertrieb. Sie beantwortet, ob eine Anfrage im gewünschten Zeitraum überhaupt ausführbar ist, ab wann ein realistischer Ausführungstermin genannt werden kann und ob zusätzliche Kapazität über Nachunternehmer oder Zeitarbeit nötig wird. Ohne diese Übersicht entstehen entweder überzogene Terminzusagen oder unnötig abgelehnte Aufträge.

Der Unterschied zur Einsatzplanung liegt im Detailgrad. Die Kapazitätsplanung arbeitet mit Stundensummen je Gruppe, nicht mit einzelnen Personen und Tagen. Das genügt für Aussagen zur Auslastung und ist mit vertretbarem Aufwand pflegbar.

Zu berücksichtigen ist, dass nicht jede Stunde beliebig einsetzbar ist. Qualifikationen, Befähigungen und Erfahrung binden bestimmte Arbeiten an bestimmte Personen. Eine Planung, die nur Gesamtstunden gegenüberstellt, zeigt freie Kapazität, obwohl die Person fehlt, die den Auftrag ausführen darf. Sinnvoll ist deshalb eine Aufteilung in wenige Gruppen, etwa nach Gewerk oder Qualifikationsstufe.

Zu beachten ist ferner die Gewichtung offener Angebote. Werden alle unbeauftragten Angebote voll eingerechnet, erscheint der Betrieb dauerhaft überlastet und lehnt Anfragen ab, die er annehmen könnte. Werden sie gar nicht berücksichtigt, entsteht bei mehreren gleichzeitigen Zuschlägen ein Engpass. Ein Ansatz aus der eigenen Auftragsquote ist genauer als eine Schätzung.

Bezug zur Digitalisierung

Die Qualität hängt an zwei Datenquellen: den kalkulierten Stunden je Auftrag und den tatsächlich gebuchten Stunden aus der Zeiterfassung. Erst der laufende Abgleich zeigt, ob die Ansätze realistisch sind. Betriebe, die Stunden nur für die Lohnabrechnung erfassen, aber nicht auftragsbezogen, können keine belastbare Kapazitätsplanung aufbauen.

Aus historischen Daten lassen sich Erfahrungswerte ableiten, etwa wie stark Aufträge einer bestimmten Art im Mittel überzogen wurden oder wie hoch der Anteil unproduktiver Zeiten ist. KI-gestützte Verfahren können solche Muster erkennen und Prognosen für die Auslastung erzeugen. Ihr Wert steigt mit der Zahl vergleichbarer abgeschlossener Aufträge; in einem Betrieb mit stark wechselnden Auftragsarten bleibt die Aussagekraft begrenzt.

Ein Beispiel aus einem Dachdeckerbetrieb: Im Spätsommer laufen Sanierungen und Reparaturen zusammen, während im Winter witterungsbedingt Ausfälle drohen. Wer die Auslastung nur über das Jahr betrachtet, sieht ein ausgeglichenes Bild und übersieht, dass die Engpassmonate mit Nachunternehmern oder verschobenen Terminen überbrückt werden müssen.

Praktisch reicht als Einstieg eine Auswertung je Monat und Gruppe: verfügbare Stunden, beauftragte Stunden, Auslastungsgrad. Diese drei Werte pro Kolonne genügen, um Engpässe früh zu erkennen und Terminzusagen begründet zu treffen.