Lieferschein digital erfassen

Der Lieferschein belegt, welches Material in welcher Menge wann auf welcher Baustelle angeliefert wurde. Digital erfassen heißt, ihn unmittelbar bei der Anlieferung zu fotografieren oder als elektronischen Beleg zu übernehmen, die Inhalte automatisch auszulesen und dem Auftrag zuzuordnen.

Der praktische Anlass ist bekannt: Lieferscheine gehen verloren. Sie liegen im Fahrzeug, im Container, in der Jackentasche. Fehlt der Beleg, lässt sich die Eingangsrechnung des Lieferanten nicht prüfen, das Material nicht dem Auftrag zuordnen und die Nachkalkulation nicht sauber führen. Bei Preisdifferenzen zwischen Bestellung und Rechnung fehlt der Nachweis, was tatsächlich geliefert wurde. Auch für den Auftraggeber sind Lieferscheine relevant, etwa wenn Materialqualitäten oder Liefertermine belegt werden müssen.

Über die reine Ablage hinaus ist die Zuordnung entscheidend. Ein Lieferschein, der ohne Auftragsbezug im Ordner liegt, hilft weder der Rechnungsprüfung noch der Kalkulation.

Abzugrenzen ist der Lieferschein vom Wiegeschein. Der Lieferschein weist Artikel und Stückmengen aus, der Wiegeschein ein festgestelltes Gewicht, etwa bei Schüttgütern oder bei der Entsorgung. Für Erdbau und GaLaBau ist diese Unterscheidung wesentlich, weil die Abrechnung dort häufig auf dem Gewicht beruht und der Beleg zugleich Teil des Entsorgungsnachweises ist.

Eine typische Fehlerquelle ist die fehlende Baustellenangabe. Liefert der Großhändler an mehrere Baustellen desselben Betriebs, steht auf dem Beleg oft nur die Betriebsadresse als Rechnungsempfänger. Ohne handschriftliche oder digitale Ergänzung der Baustelle lässt sich das Material später keinem Auftrag zuordnen, und die Materialkosten landen in einer Sammelbuchung, die keine Auswertung mehr zulässt.

Wo KI ansetzt

OCR liest Lieferantenname, Lieferscheinnummer, Datum, Artikel, Mengen und Einheiten aus dem Foto. Ein Klassifikationsmodell erkennt den Belegtyp und unterscheidet Lieferschein, Wiegeschein und Rechnung. Der Abgleich mit dem Artikelstamm ordnet Positionen den eigenen Artikelnummern zu, auch wenn der Lieferant abweichende Bezeichnungen verwendet.

Anschließend läuft der Beleg in die Prüfkette: Abgleich mit der Bestellung, Hinweis auf Mengen- oder Preisabweichungen, Freigabe der Eingangsrechnung. Fehlende Lieferscheine zu bereits eingegangenen Rechnungen werden automatisch angezeigt.

Die ausgelesenen Mengen sind zugleich Datengrundlage für die Nachkalkulation und für realistischere Materialansätze in künftigen Angeboten.

Voraussetzung im Betrieb ist eine klare Regel, wer erfasst. Wird die Aufgabe nicht benannt, verlassen sich Monteur und Bauleitung wechselseitig aufeinander, und der Beleg fehlt. Bewährt hat sich, die Erfassung an die Übernahme zu koppeln: Wer den Lieferschein unterschreibt, fotografiert ihn im selben Arbeitsgang.

Praktischer Hinweis: Fotografieren Sie den Lieferschein bei der Übernahme, nicht später. Der Beleg mit Unterschrift des Übernehmenden ist der einzige, der im Streit über die Anlieferung wirklich hilft, und genau der wird sonst dem Fahrer mitgegeben.