Artikelstamm

Der Artikelstamm enthält alle Materialien, Leistungen und Positionen, die ein Betrieb verwendet, jeweils mit Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Lieferant, Zeitansatz für die Ausführung und häufig einem zugehörigen Leistungstext. Er ist damit die Datengrundlage jeder Kalkulation: Die Qualität der Angebote hängt unmittelbar davon ab, wie gepflegt dieser Bestand ist.

In der Praxis ist der Artikelstamm häufig das größte ungelöste Problem der Betriebssoftware. Typische Zustände sind veraltete Preise, mehrfach angelegte Artikel mit unterschiedlichen Bezeichnungen, fehlende Zeitansätze und ein Bestand, der über Jahre gewachsen ist, ohne je bereinigt zu werden. Die Folge sind Angebote, die auf falschen Grundlagen beruhen, und Nachkalkulationen, die keine verwertbaren Schlüsse zulassen.

Besonders wichtig sind die Zeitansätze. Materialpreise lassen sich über Kataloge aktualisieren, der Zeitbedarf je Einheit dagegen ist betriebsindividuell. Er entsteht nur aus eigenen Erfahrungswerten, und genau dort liegt der Unterschied zwischen einer rechnerisch sauberen und einer tatsächlich zutreffenden Kalkulation.

Zu klären ist, wer den Bestand pflegt und nach welchen Regeln angelegt wird. Ohne verbindliche Vorgaben zu Bezeichnung, Einheit und Zuordnung entstehen innerhalb weniger Monate mehrere Einträge für dieselbe Ware, etwa als Meterware und als Stück, mit unterschiedlichen Preisen. Sinnvoll ist eine benannte Zuständigkeit und eine kurze schriftliche Regel, die auch für neu angelegte Artikel während der Angebotsbearbeitung gilt.

Zu unterscheiden sind Artikel und Leistungen. Ein Artikel ist die Ware, eine Leistung verbindet Ware, Zeitansatz und Leistungstext zu einer abrechenbaren Position. Betriebe, die ausschließlich Artikel führen, kalkulieren die Montagezeit bei jedem Angebot neu und erhalten dadurch unterschiedliche Preise für dieselbe Arbeit, je nachdem, wer das Angebot geschrieben hat.

Bezug zur Digitalisierung

Materialdaten kommen über Schnittstellen aus dem Großhandel, klassisch über Datanorm, zunehmend über webbasierte Verfahren wie OpenMasterdata, die tagesaktuelle Preise und Verfügbarkeiten liefern. Damit entfällt das manuelle Pflegen von Preislisten, und die Kalkulation rechnet mit aktuellen Werten.

Für die Bereinigung des Bestands helfen Verfahren, die ähnliche Artikel erkennen und Dubletten vorschlagen, auch wenn die Bezeichnungen abweichen. Zeitansätze lassen sich aus der Nachkalkulation ableiten: Die tatsächlich gebuchten Stunden je Position ergeben über viele Aufträge belastbare Werte, die den ursprünglich geschätzten Ansatz ersetzen.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk: Für eine Steckdose in Unterputzausführung umfasst die Leistung Dose, Einsatz, Rahmen, Klemmen, Anteil Leitung sowie die Zeit für Setzen und Anschließen. Wird nur der Materialpreis gepflegt, unterscheidet sich der Angebotspreis für dieselbe Leistung zwischen zwei Mitarbeitern deutlich, ohne dass der Unterschied begründet wäre.

Praktischer Hinweis: Beginnen Sie die Pflege bei den Artikeln, die den größten Umsatzanteil ausmachen. Ein vollständiger Abgleich des gesamten Bestands wird erfahrungsgemäß nie fertig, eine gezielte Bereinigung der wichtigsten Positionen schon.