Lieferscheinabgleich

Der Lieferscheinabgleich ist der Vergleich zwischen Eingangsrechnung und Lieferschein. Geprüft wird, ob Artikel, Mengen und Preise übereinstimmen und ob die Lieferung überhaupt angenommen wurde. In der klassischen Form spricht man vom Dreiwegeabgleich, wenn zusätzlich die Bestellung einbezogen wird: bestellt, geliefert, berechnet.

Am Bau ist dieser Abgleich besonders relevant, weil Material selten vollständig und in einem Vorgang geliefert wird. Teillieferungen, kurzfristige Nachbestellungen, Rücknahmen unbenutzter Ware und Umlagerungen zwischen Baustellen sind die Regel. Die Rechnung des Großhandels fasst dann mehrere Lieferungen eines Zeitraums zusammen. Ohne Abgleich wird häufig bezahlt, was auf der Rechnung steht, obwohl Retouren nicht gutgeschrieben oder nie gelieferte Positionen berechnet wurden.

Der Lieferschein selbst ist dabei der schwächste Punkt im Prozess. Er wird auf der Baustelle unterschrieben, landet im Fahrzeug, wird nass, geht verloren oder erreicht das Büro erst Wochen nach der Rechnung. Damit fehlt genau die Grundlage der Prüfung.

Ein Beispiel aus dem Tiefbau zeigt die Bedeutung der Retouren: Nicht benötigte Rohre und Formteile werden häufig direkt von der Baustelle zurückgegeben, teils durch den Fahrer des Lieferanten. Der Rückschein bleibt im Fahrzeug, und die Gutschrift erscheint erst auf einer späteren Abrechnung oder gar nicht. Ohne erfassten Rückschein fehlt die Grundlage, sie einzufordern.

Ebenso zu beachten ist die Zuordnung bei Sammelrechnungen. Der Großhandel rechnet häufig monatlich über alle Lieferungen ab. Wird die Rechnung als Ganzes einem Projekt zugeordnet, weil das schneller geht, verteilen sich die Kosten falsch über die Baustellen. Der Positionsabgleich gegen die einzelnen Lieferscheine ist deshalb zugleich die Grundlage einer belastbaren Nachkalkulation.

Bezug zur Digitalisierung

Der erste Schritt ist die sofortige Erfassung: Lieferschein direkt bei der Annahme fotografieren und dem Projekt zuordnen. Per OCR werden Lieferantenname, Lieferscheinnummer, Datum und Positionen ausgelesen und im System hinterlegt. Trifft später die Rechnung ein, kann das System die Positionen automatisch gegenüberstellen und nur Abweichungen zur Prüfung vorlegen.

Liegt die Rechnung als E-Rechnung vor, ist der Abgleich exakt, weil die Positionsdaten strukturiert vorhanden sind. Bei Papier- oder PDF-Rechnungen bleibt eine Erkennungsunschärfe, insbesondere bei Artikelnummern und Einheiten. Systeme arbeiten deshalb mit Toleranzen und melden Beinahe-Übereinstimmungen zur manuellen Entscheidung.

KI-gestützte Verfahren gleichen zusätzlich unterschiedliche Artikelbezeichnungen ab, wenn Lieferschein und Rechnung nicht dieselbe Schreibweise oder Einheit verwenden, etwa Meter gegen Rolle oder Stück gegen Gebinde. Das ist im Baustoffhandel häufig und der Grund, warum ein reiner Textvergleich in der Praxis scheitert.

Voraussetzung im Betrieb ist eine eindeutige Regelung, wer die Ware annimmt und den Lieferschein zeichnet. Wird auf einer Baustelle von wechselnden Personen quittiert, entstehen Unterschriften ohne Prüfung der Menge. Eine kurze Sichtprüfung mit Vermerk auf dem Beleg kostet Minuten und ist der einzige Zeitpunkt, zu dem eine Fehlmenge noch einfach zu reklamieren ist.

Eine einfache organisatorische Regel wirkt oft stärker als jede Software: Kein Lieferschein ohne Projektnummer und ohne fotografierte Ablage am selben Tag. Damit steht bei Rechnungseingang die Vergleichsgrundlage bereits im System.