Liquiditätsplanung digital

Die Liquiditätsplanung stellt für einen künftigen Zeitraum alle erwarteten Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge gegenüber. Anders als eine Gewinnrechnung interessiert dabei nicht, wann ein Ertrag entsteht, sondern wann Geld tatsächlich fließt. Ein Betrieb kann rechnerisch profitabel sein und trotzdem zahlungsunfähig werden, wenn Löhne und Materialrechnungen früher fällig werden als die Kundenzahlungen eingehen.

Genau diese Konstellation ist im Bau- und Ausbaugewerbe typisch. Der Betrieb geht mit Material und Löhnen in Vorleistung, rechnet über Abschläge ab, wartet auf Prüfungen des Auftraggebers und behält am Ende einen Sicherheitseinbehalt offen. Dazwischen liegen Urlaubsgeld, Sozialversicherungsbeiträge zu festen Terminen, Leasingraten und Umsatzsteuerzahlungen.

Eine belastbare Planung besteht deshalb aus mehreren Bausteinen: den offenen Kundenforderungen mit realistisch geschätztem Zahlungszeitpunkt, den offenen Lieferantenverbindlichkeiten mit Fälligkeit, den wiederkehrenden Fixkosten und den geplanten Abschlagsrechnungen aus laufenden Projekten.

Eine typische Fehlerquelle ist die Behandlung von Abschlagsrechnungen. Sie werden häufig erst gestellt, wenn im Büro Zeit dafür ist, obwohl der Leistungsstand sie längst rechtfertigt. Jede verzögerte Abschlagsrechnung verschiebt den Zahlungseingang um Wochen, ohne dass ein sachlicher Grund vorliegt. In der Planung sollten die vereinbarten Abschlagszeitpunkte deshalb als feste Termine erscheinen, deren Einhaltung überwacht wird.

Ebenso zu berücksichtigen sind saisonale Effekte. In Gewerken mit witterungsabhängiger Ausführung fallen Umsatz und Zahlungseingänge in bestimmten Monaten deutlich niedriger aus, während Löhne und Fixkosten weiterlaufen. Wer diesen Verlauf aus den Vorjahren kennt, kann den Bedarf an Betriebsmitteln rechtzeitig abstimmen statt kurzfristig.

Bezug zur Digitalisierung

Digital wird die Planung tragfähig, weil die Daten bereits im System liegen. Aus der Offene-Posten-Überwachung stammen Forderungen und Verbindlichkeiten mit Fälligkeitsdatum, aus dem Bankkonto der aktuelle Stand, aus der Auftragsverwaltung die geplanten Abschlagstermine. Statt einer Tabelle, die einmal im Quartal gepflegt wird, entsteht eine fortlaufend aktualisierte Vorschau.

Der wesentliche Fortschritt gegenüber der reinen Fälligkeitsrechnung ist die Berücksichtigung des tatsächlichen Zahlungsverhaltens. Ein Auftraggeber, der regelmäßig drei Wochen nach Fälligkeit zahlt, sollte in der Planung auch so erscheinen. Lernende Verfahren schätzen den erwarteten Zahlungseingang je Kunde aus der Historie und machen die Vorschau damit realistischer als eine Planung auf Basis vereinbarter Zahlungsziele.

Ergänzend lassen sich Szenarien rechnen: Was passiert, wenn die größte Forderung vier Wochen später eingeht, wenn ein Projekt verschoben wird oder wenn eine Maschine ersetzt werden muss. Diese Szenarien sind der eigentliche Grund für die Planung, weil sie Handlungszeit verschaffen.

Voraussetzung ist eine gepflegte Datengrundlage in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Fehlen Fälligkeiten oder sind Zahlungseingänge nicht zugeordnet, liefert die Vorschau ein Bild, das mit der Realität nicht übereinstimmt. Eine Planung, der niemand traut, wird nach kurzer Zeit nicht mehr gepflegt, und genau dann fehlt sie in der Situation, für die sie gedacht war.

Für den Einstieg genügt ein Horizont von zwölf bis sechzehn Wochen mit wöchentlicher Auflösung. Längere Zeiträume werden schnell unscharf, kürzere geben zu wenig Vorlauf, um noch reagieren zu können.