Lohnvorbereitung digital

Lohnvorbereitung ist die Sammlung und Aufbereitung aller Daten, die für die Lohnabrechnung eines Monats gebraucht werden: geleistete Arbeitszeit, Überstunden, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Auslösen und Verpflegungsmehraufwand, Fahrtzeiten, Urlaub, Krankheit sowie Ein- und Austritte. Digital bedeutet, dass diese Daten aus den operativen Systemen stammen und ohne manuelle Übertragung an die Lohnabrechnung übergehen.

Im Baugewerbe ist dieser Schritt aufwendiger als in vielen anderen Branchen. Es gelten Tarifverträge mit eigenen Regelungen, es fallen Wegezeiten und Auslösen an, Mitarbeitende wechseln innerhalb einer Woche zwischen Baustellen, und über die Sozialkassen des Baugewerbes kommen weitere Meldepflichten hinzu. Wer diese Angaben aus handschriftlichen Stundenzetteln zusammensucht, verbringt jeden Monat mehrere Tage damit und produziert Rückfragen.

Hinzu kommen Nachweispflichten. Für die Arbeitszeitaufzeichnung und für Prüfungen durch den Zoll müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert sein. Ein System, das diese Daten ohnehin erhebt, erfüllt zwei Zwecke gleichzeitig.

Eine typische Fehlerquelle ist die verspätete Abgabe einzelner Stundennachweise. Fehlt am Stichtag ein Mitarbeiter, verzögert sich der gesamte Lauf oder es wird geschätzt und im Folgemonat korrigiert. Beides erzeugt Aufwand. Wirksamer als Erinnerungen ist eine tagesaktuelle Erfassung, bei der der Stand jederzeit sichtbar ist und Lücken auffallen, solange sie sich noch klären lassen.

Ebenso zu klären ist der Umgang mit Abwesenheiten. Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich werden häufig im Büro in einer eigenen Liste geführt und getrennt an die Lohnabrechnung gemeldet. Werden sie stattdessen im selben System erfasst wie die Arbeitszeit, ergibt sich der Monat vollständig aus einer Quelle, und Abweichungen zwischen zwei Listen entfallen.

Bezug zur Digitalisierung

Ausgangspunkt ist die Erfassung auf der Baustelle über einen digitalen Stundenzettel oder eine mobile Zeiterfassung. Die Daten laufen projektbezogen ein und dienen zugleich der Nachkalkulation. Für die Lohnabrechnung werden sie nach Mitarbeiter und Lohnart verdichtet und über eine DATEV-Schnittstelle oder ein vergleichbares Format an die Kanzlei übergeben.

Regelwerke im System können Zuschläge und Auslösen automatisch aus Uhrzeit, Einsatzort und Entfernung ableiten, statt sie manuell zu bewerten. Auffälligkeiten wie fehlende Tage, unplausible Zeitspannen oder überschrittene Höchstarbeitszeiten lassen sich vor der Übergabe prüfen. KI-gestützte Plausibilitätsprüfungen ergänzen das, indem sie Abweichungen vom üblichen Muster eines Mitarbeiters melden.

Die Verantwortung für die korrekte Anwendung von Tarif- und Sozialversicherungsrecht bleibt bei Betrieb und Lohnbüro. Software bildet Regeln ab, die vorher fachlich festgelegt wurden.

Zu beachten ist außerdem, dass die Daten personenbezogen sind und Rückschlüsse auf Arbeitsverhalten und Gesundheit zulassen. Zugriff sollte nur haben, wer sie für die Abrechnung benötigt. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung mitbestimmungspflichtig; die frühzeitige Einbindung erleichtert die Umsetzung erheblich.

Vor der Einführung lohnt es, gemeinsam mit dem Lohnbüro die benötigten Lohnarten festzulegen und die Übergabedatei einmal testweise durchlaufen zu lassen. Nachträgliche Anpassungen der Lohnartenzuordnung sind deutlich aufwendiger als die einmalige Abstimmung vorab.