Stundendaten an die Lohnbuchhaltung

Die Übergabe der Stundendaten an die Lohnbuchhaltung ist der Schritt, an dem operative Zeiterfassung und Abrechnung zusammentreffen. Übergeben werden je Mitarbeiter und Abrechnungszeitraum die geleisteten Stunden, aufgeteilt nach Lohnarten: Normalstunden, Überstunden, Zuschläge für Nacht-, Samstags-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Auslösen und Verpflegungsmehraufwand, Fahrtzeiten sowie Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich.

Der kritische Punkt ist die Zuordnung zu Lohnarten. Die Baustellenerfassung kennt Projekte und Tätigkeiten, die Lohnabrechnung kennt Lohnarten. Zwischen beiden braucht es eine definierte Übersetzung, die den anzuwendenden Tarifvertrag und die betrieblichen Regelungen abbildet. Wird diese Zuordnung nicht sauber festgelegt, entsteht bei jedem Lohnlauf Nacharbeit, und die Zeitersparnis der digitalen Erfassung verpufft.

Im Bauhauptgewerbe kommen Besonderheiten hinzu: tarifliche Regelungen zu Arbeitszeitkonten, Meldungen an die Sozialkassen des Baugewerbes und die Nachweispflichten gegenüber dem Zoll. Ein System, das die Zeiten ohnehin taggenau erfasst, deckt diese Nachweise mit ab.

Eine typische Fehlerquelle ist die uneinheitliche Erfassung von Fahrzeiten. Ob die Fahrt vom Betrieb zur Baustelle als Arbeitszeit gilt, ob eine Sammelfahrt anders behandelt wird als die Direktanfahrt und wie Rückfahrten am Ende der Woche zu bewerten sind, ergibt sich aus Tarif und betrieblicher Regelung. Ist das in der Erfassung nicht eindeutig abgebildet, entstehen jeden Monat dieselben Rückfragen.

Ebenso zu klären ist der Umgang mit Korrekturen nach Abschluss des Zeitraums. Nachgereichte Stunden, korrigierte Zuschläge und nachträglich genehmigte Überstunden treffen häufig ein, wenn der Lohnlauf bereits erfolgt ist. Ein definierter Stichtag für die Freigabe und ein geregelter Weg für Nachträge im Folgemonat verhindern, dass Korrekturen in beiden Systemen unterschiedlich abgebildet werden.

Bezug zur Digitalisierung

Ausgangspunkt ist die Erfassung auf der Baustelle über einen digitalen Stundenzettel oder eine mobile Anwendung. Wichtig ist, dass die Daten zwei Zwecke gleichzeitig erfüllen: die Nachkalkulation des Projekts und die Lohnabrechnung. Wer beides getrennt erfasst, verdoppelt den Aufwand und erzeugt Abweichungen.

Die technische Übergabe erfolgt über eine DATEV-Schnittstelle oder ein vergleichbares Exportformat des Lohnbüros. Vor dem Export sollten Plausibilitätsprüfungen laufen: fehlende Tage, unplausible Zeitspannen, überschrittene Höchstarbeitszeiten, nicht genehmigte Überstunden. Diese Fehler nach dem Lohnlauf zu korrigieren, ist deutlich aufwendiger.

Lernende Verfahren können Abweichungen vom üblichen Muster eines Mitarbeiters oder einer Kolonne melden, etwa eine ungewöhnlich hohe Zahl an Zuschlagsstunden in einer Woche. Das ist ein Hinweis zur Prüfung, keine automatische Kürzung; arbeitsrechtlich und mitbestimmungsrechtlich sind automatisierte Bewertungen von Beschäftigten heikel.

Zu beachten ist außerdem, dass Zeitdaten personenbezogene Daten sind. Zugriff sollte nur haben, wer sie für Abrechnung oder Bauleitung benötigt. Auswertungen, die einzelne Beschäftigte miteinander vergleichen, berühren die Leistungskontrolle und damit die Mitbestimmung; sie sollten vor Einführung mit dem Betriebsrat abgestimmt werden, wo ein solcher besteht.

Vor der Einführung sollte die Lohnartenzuordnung gemeinsam mit dem Lohnbüro festgelegt und ein Testlauf mit einem vollständigen Monat durchgeführt werden. Der Ratgeber Stundenzettel an DATEV übergeben beschreibt den Ablauf im Detail.