Mobile Datenerfassung

Mobile Datenerfassung bedeutet, dass Daten dort aufgenommen werden, wo sie entstehen, und unmittelbar in das führende System gelangen. Auf der Baustelle betrifft das Arbeitszeiten, Materialentnahmen, Fotos, Aufmaße, Mängel, Arbeitsberichte und Unterschriften für Abnahmen. Erfasst wird mit Smartphone, Tablet oder speziellen Handgeräten.

Der wirtschaftliche Effekt liegt weniger in der Erfassung selbst als in dem, was dadurch entfällt: der abendliche Zettel, die Nacherfassung im Büro, die Rückfrage nach zwei Wochen, was auf der Baustelle eigentlich gemacht wurde. Rechnungen lassen sich früher stellen, weil die Leistungsdaten vollständig vorliegen. Bei Regieaufträgen steigt der abrechenbare Anteil, weil kleinere Zusatzleistungen dokumentiert sind.

Damit das im Alltag funktioniert, muss die Anwendung baustellentauglich sein. Dazu gehören große Bedienelemente für die Nutzung mit Handschuhen, wenige Schritte je Vorgang, Lesbarkeit bei Sonnenlicht und robuste Geräte oder Schutzhüllen. Entscheidend ist die Offline-Fähigkeit: In Kellern, Rohbauten und ländlichen Gebieten gibt es keine verlässliche Verbindung, und eine Anwendung, die dann blockiert, wird nach kurzer Zeit umgangen.

Zu unterscheiden ist die mobile Erfassung von der bloßen mobilen Anzeige. Viele Anwendungen zeigen Aufträge und Pläne auf dem Tablet, lassen aber keine Rückmeldung zu. Der Nutzen entsteht erst durch den Rückkanal, weil nur dann Daten im System landen, statt zusätzlich auf Papier festgehalten zu werden. Bei der Auswahl ist deshalb zu prüfen, welche Vorgänge tatsächlich mobil abgeschlossen werden können.

Eine typische Fehlerquelle ist die Übertragung der Bürooberfläche auf das Gerät. Masken mit vielen Pflichtfeldern, die am Schreibtisch vertretbar sind, führen auf der Baustelle dazu, dass Einträge unvollständig oder gar nicht erfolgen. Praktikabel sind wenige Felder mit sinnvollen Vorbelegungen aus Auftrag, Standort und Uhrzeit.

Wo KI ansetzt

KI senkt den Erfassungsaufwand an den Stellen, an denen Tippen unpraktisch ist. Arbeitsberichte lassen sich diktieren und per Spracherkennung in strukturierten Text überführen. Fotos können automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet und mit erkannten Inhalten verschlagwortet werden. Aufmaße lassen sich aus Bildern schätzen und als Vorschlag in die Kalkulation übernehmen.

Bei personenbezogenen Daten, etwa Standort- und Zeitdaten von Mitarbeitenden, sind die Anforderungen der DSGVO zu beachten. Eine Standorterfassung darf nicht zur dauerhaften Verhaltenskontrolle werden, und Zweck sowie Speicherdauer sollten schriftlich geregelt sein.

Voraussetzung im Betrieb ist außerdem eine Regelung zu den Geräten. Werden private Telefone genutzt, liegen betriebliche Daten außerhalb des Zugriffs des Betriebs, und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters entsteht ein Problem. Betriebseigene Geräte oder eine klare Vereinbarung zur Trennung privater und dienstlicher Nutzung gehören deshalb zur Einführung dazu.

Praktisch entscheidet die Einführung über den Erfolg. Wer die mobile Erfassung mit einem einzigen Vorgang startet, meist der Zeiterfassung, und erst nach einigen Wochen erweitert, erreicht höhere Akzeptanz als bei gleichzeitiger Umstellung aller Abläufe.