Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung verteilt Gemeinkosten nicht pauschal über Zuschlagssätze, sondern über die tatsächlich in Anspruch genommenen Tätigkeiten. Das Vorgehen umfasst vier Schritte: die Abläufe im Betrieb erfassen und in Teilprozesse zerlegen, für jeden Teilprozess eine Bezugsgröße festlegen, etwa die Zahl der Angebote oder der Bestellungen, die jährlichen Kosten des Teilprozesses ermitteln, und daraus den Kostensatz je Vorgang bilden. Die Formel lautet: Prozesskosten geteilt durch Prozessmenge. Unterschieden wird zwischen mengenabhängigen Prozessen, die mit der Zahl der Vorgänge wachsen, und mengenunabhängigen Prozessen wie der Betriebsleitung.

Für Handwerksbetriebe ist der Ansatz vor allem im Büro aufschlussreich, weil dort Kosten entstehen, die der klassische Stundensatz nur pauschal abdeckt. Ein Elektriker, der viele Kleinaufträge abwickelt, erkennt, dass jede Rechnung unabhängig von ihrer Höhe einen festen Bearbeitungsaufwand verursacht; damit wird deutlich, ab welcher Auftragsgröße sich ein Einsatz überhaupt trägt. Ein SHK-Betrieb kann die Kosten je Wartungsvorgang ermitteln und daraus den Preis für Wartungsverträge ableiten. Ein Bauunternehmen bewertet den Aufwand für die Bearbeitung einer Ausschreibung und entscheidet, an welchen Vergabeverfahren es sich beteiligt. Ein Dachdecker sieht, was Materialbeschaffung je Bestellvorgang kostet, und bündelt Bestellungen entsprechend.

Der Aufwand für eine vollständige Prozesskostenrechnung ist für kleine Betriebe unverhältnismäßig. Praktikabel ist eine vereinfachte Form, die sich auf wenige, gut abgrenzbare Prozesse mit hoher Stückzahl beschränkt und für diese einen groben Kostensatz ermittelt. Schon eine Größenordnung reicht meist aus, um Entscheidungen zu stützen, etwa ob eine Mindestauftragssumme eingeführt wird oder ob ein Auftragstyp künftig abgelehnt werden sollte. Wichtig ist, die ermittelten Sätze regelmäßig zu überprüfen, weil sie sich mit jeder Prozessänderung verschieben. Wer nach einer Automatisierung mit den alten Kostensätzen weiterrechnet, unterschätzt die Wirtschaftlichkeit der betroffenen Auftragsarten.

Bezug zur Digitalisierung

Die Datenerhebung ist der aufwendige Teil. Wird die Bürozeit in der Zeiterfassung nach Tätigkeitsarten gebucht, liegen die Prozesskosten nahezu automatisch vor. Andernfalls hilft eine zeitlich begrenzte Aufschreibung über einige Wochen. Digitalisierung wirkt unmittelbar auf die Kostensätze: Jeder beseitigte Medienbruch senkt die Zeit je Vorgang, siehe Medienbruchquote. KI-gestützte Verarbeitung von Belegen und Texten verändert die Prozesskosten dort am stärksten, wo hohe Stückzahlen auf gleichartige Vorgänge treffen.

Praktisch ist, mit zwei Prozessen zu beginnen, die viel Bürozeit binden, deren Kostensätze zu ermitteln und diese Werte in die Preisgestaltung für Kleinaufträge einfließen zu lassen.