Nachtragsdokumentation

Die Nachtragsdokumentation ist die laufende Erfassung aller Umstände, die zu einem Nachtrag führen: Ursache der Änderung, Zeitpunkt ihres Auftretens, betroffene Leistung und die daraus entstehenden Kosten. Sie dient als Nachweisgrundlage, falls ein Nachtrag später begründet oder gegenüber dem Auftraggeber verteidigt werden muss.

Im Handwerksbetrieb sammelt sich diese Dokumentation häufig unstrukturiert: Fotos auf dem Diensthandy, Notizen auf Zetteln, Schriftverkehr in verschiedenen E-Mail-Postfächern und Details, die nur im Kopf des Bauleiters vorhanden sind. Wird ein Nachtrag Wochen später fällig, ist die genaue Chronologie dann kaum noch lückenlos rekonstruierbar. Bei einem Zimmereibetrieb, der über mehrere Wochen an einem Dachstuhl arbeitet und dabei wiederholt auf unvorhergesehene Änderungen an der Bausubstanz trifft, summieren sich solche Einzelereignisse schnell zu einem Sachverhalt, der ohne laufende Dokumentation am Ende kaum noch überzeugend darstellbar ist.

Belastbar wird die Dokumentation durch drei Elemente: ein datiertes Foto der Situation, eine kurze Beschreibung der Ursache und der Nachweis, wann und an wen die Information weitergegeben wurde. Fehlt das dritte Element, lässt sich später nicht belegen, dass der Auftraggeber rechtzeitig informiert war. Ein digitales Bautagebuch, in dem Einträge mit Zeitstempel entstehen und sich nicht rückdatieren lassen, erfüllt diese Anforderung ohne zusätzlichen Aufwand auf der Baustelle.

Bezug zur Digitalisierung

Ein digitales Bautagebuch mit Fotos und Zeitstempel bündelt die relevanten Informationen an einer Stelle und schafft damit die Grundlage für eine belastbare Nachtragsdokumentation, siehe dazu auch den Ratgeber Digitales Bautagebuch. KI kann aus gesammelten Notizen und Fotos automatisch eine chronologische Zusammenfassung erstellen, die als Basis für ein Nachtragsangebot oder eine Mehrkostenanzeige dient.

Wer Ereignisse zeitnah statt erst im Nachhinein dokumentiert, hat im Streitfall die deutlich bessere Ausgangsposition. Eine konsequent geführte Nachtragsdokumentation ist damit die Grundlage jedes wirksamen Claim Managements.

Praktisch reicht dafür oft schon eine einfache Routine, bei der jede Abweichung vom ursprünglichen Plan direkt mit Foto und kurzer Notiz festgehalten wird, statt am Ende des Tages aus der Erinnerung zusammenzutragen, was während der Ausführung tatsächlich passiert ist. Über die Zeit entsteht so ein verlässliches Archiv, auf das bei Bedarf für jedes einzelne Projekt zurückgegriffen werden kann.

Für Betriebe, die mehrere Baustellen gleichzeitig betreuen, empfiehlt sich zudem eine einheitliche Vorgehensweise für alle Bauleiter, damit die Qualität der Dokumentation nicht davon abhängt, wer gerade für ein bestimmtes Projekt zuständig ist. Eine solche Vereinheitlichung erleichtert es auch der Geschäftsführung, den Überblick über mehrere laufende Nachträge zu behalten, ohne sich jedes Mal in eine völlig andere Dokumentationsweise einarbeiten zu müssen, wenn zwischen mehreren Projekten und deren Bauleitern gewechselt wird.