Soll-Ist-Abweichung

Die Soll-Ist-Abweichung ist die Differenz zwischen einem geplanten und einem tatsächlich eingetretenen Wert. Sie wird absolut in Stunden, Euro oder Tagen angegeben und zusätzlich relativ als Anteil am Sollwert. Die Formel lautet: Ist-Wert minus Soll-Wert, geteilt durch Soll-Wert. Betrachtet werden üblicherweise Lohnstunden, Materialkosten, Fremdleistungen und Fertigstellungstermine. Anders als das Nachkalkulationsergebnis, das nach Auftragsende gebildet wird, ist die Soll-Ist-Abweichung eine mitlaufende Größe: Sie wird während der Ausführung gebildet und dient der Steuerung im laufenden Projekt.

Damit sie im laufenden Projekt aussagekräftig ist, muss der Sollwert auf den Fertigstellungsgrad bezogen werden. Ein Dachdecker, der nach der Hälfte der kalkulierten Stunden erst ein Drittel der Fläche gedeckt hat, weiß, dass eine Überschreitung bevorsteht, und kann noch reagieren. Ohne diesen Bezug lässt sich lediglich feststellen, dass Stunden verbraucht wurden. Ein Elektriker im Neubau vergleicht die gebuchten Stunden je Bauabschnitt mit der Kalkulation und erkennt, ob die Rohinstallation im Rahmen liegt. Ein Bauunternehmen prüft wöchentlich je Baustelle Stunden, Material und Baufortschritt. Ein Malerbetrieb sieht bei mehreren gleichartigen Wohneinheiten schon nach der ersten, ob der Zeitansatz für alle weiteren stimmt.

Wichtig ist der Umgang mit dem Ergebnis. Eine Abweichung ist zunächst nur eine Information; sie kann auf zu knappe Kalkulation, geänderten Leistungsumfang, schlechte Vorleistung oder tatsächliche Ausführungsprobleme zurückgehen. Ohne Klärung der Ursache führt sie zu falschen Schlüssen. Bei geändertem Leistungsumfang muss zuerst geprüft werden, ob ein Nachtrag zu stellen ist; erst danach ist die verbleibende Abweichung aussagekräftig. Ebenso gehört festgelegt, wer die Abweichung bewertet. In einem kleinen Betrieb ist das die Betriebsleitung, in einem größeren die Bauleitung mit einer Meldeschwelle nach oben. Ohne diese Zuständigkeit werden Abweichungen zwar erzeugt, aber nicht bearbeitet.

Bezug zur Digitalisierung

Voraussetzung ist, dass Sollwerte aus der Kalkulation im System hinterlegt sind und Ist-Werte laufend auf denselben Auftrag gebucht werden. Bei Erfassung auf Papier mit wöchentlicher Übertragung ist die Abweichung immer veraltet, wenn sie sichtbar wird. Mobile Zeiterfassung und die direkte Zuordnung von Materialbelegen liefern die Ist-Seite tagesaktuell. Der Fertigstellungsgrad muss dagegen eingeschätzt und gemeldet werden, was am zuverlässigsten über eine kurze regelmäßige Rückmeldung der Bauleitung funktioniert.

KI kann Abweichungen automatisch erkennen und melden, sobald definierte Schwellen überschritten werden, statt sie in einer Liste abzulegen, die niemand liest. Praktisch bewährt sich, für die laufenden Projekte einen wöchentlichen Blick auf die Abweichung festzulegen und Schwellen zu definieren, ab denen eine Rückmeldung an die Betriebsleitung erfolgt.