Power Automate

Power Automate gehört zur Kategorie der Automatisierungswerkzeuge innerhalb einer Büroumgebung. Für Handwerks- und Bauunternehmen ist weniger der Anbietername entscheidend als die Frage, welche Aufgabe eine Lösung dieser Kategorie im Betrieb übernehmen soll und wie sie sich in vorhandene Abläufe einfügt.

Werkzeuge dieser Kategorie verbinden vor allem Anwendungen derselben Produktfamilie: Mail, Dateiablage, Tabellen, Kalender, Formulare. Für Betriebe, die vollständig in einer solchen Umgebung arbeiten, sind Abläufe wie Freigaben, Benachrichtigungen und Dokumentenablage naheliegend.

Für Handwerksbetriebe ist der Nutzen davon abhängig, wo die Daten liegen. Wer Aufträge in einer Branchensoftware führt und die Büroumgebung nur für Mail und Briefe nutzt, erreicht mit solchen Werkzeugen nur einen Teil seiner Abläufe.

Auswahlkriterien für diese Kategorie

Schnittstellen. Lässt sich die Lösung mit der vorhandenen Branchensoftware und der Buchhaltung verbinden? Ohne Anbindung entsteht an genau dieser Stelle eine Doppelerfassung.

Datenhoheit. In welchem Format kommen Ihre Daten heraus, wenn Sie kündigen? Eine ausweichende Antwort auf diese Frage ist ein Warnsignal.

Datenschutz. Werden personenbezogene Daten verarbeitet — Kundendaten, Sprachaufnahmen, Baustellenfotos mit erkennbaren Adressen —, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Serverstandort. Kostenlose Versionen sind für Betriebsdaten in der Regel nicht geeignet.

Aufwand für Einrichtung und Pflege. Der laufende Pflegeaufwand wird fast immer unterschätzt. Jede Lösung braucht eine benannte zuständige Person, sonst veraltet die Konfiguration unbemerkt.

Nachweispflichten. Sobald KI-Systeme im Betrieb genutzt werden, greift die Förderpflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 EU AI Act in der durch den Digital Omnibus abgeschwächten Fassung. Erforderlich sind angemessene Maßnahmen, kein garantiertes Kompetenzniveau je Person — praktisch eine Systemliste, eine Nutzungsrichtlinie und eine dokumentierte Unterweisung.

Testen Sie vor der Entscheidung mit einem echten Vorgang aus Ihrem Betrieb statt mit dem Demobeispiel des Anbieters.

Ein Beispiel aus dem Baunebengewerbe zeigt einen sinnvollen Zuschnitt. Anfragen kommen über ein Formular auf der Website, sollen im Postfach ankommen, in einer Übersichtstabelle erscheinen und nach zwei Tagen ohne Reaktion eine Erinnerung auslösen. Alle beteiligten Bausteine liegen in derselben Büroumgebung, der Ablauf ist überschaubar und ohne Programmierkenntnisse aufzubauen. Anders sieht es aus, wenn aus derselben Anfrage ein Vorgang in der Branchensoftware entstehen soll: Dann entscheidet allein, ob diese Software eine nutzbare Schnittstelle anbietet.

Abzugrenzen sind solche Werkzeuge von herstellerunabhängigen Automatisierungsplattformen. Innerhalb der eigenen Produktfamilie sind sie eng integriert und in vorhandenen Lizenzen oft bereits enthalten. Außerhalb davon stoßen sie schneller an Grenzen, während unabhängige Plattformen breitere Anbindungen bieten, dafür aber eigenständig eingerichtet und betrieben werden müssen.

Eine typische Fehlerquelle ist die Bindung an ein persönliches Benutzerkonto. Ein Ablauf, den ein Mitarbeiter unter seinem Konto erstellt, endet mit dessen Abschaltung beim Austritt. Weil solche Abläufe im Hintergrund arbeiten, fällt der Ausfall häufig erst auf, wenn eine Anfrage unbeantwortet geblieben ist. Betriebliche Konten, eine dokumentierte Liste aller aktiven Abläufe und eine benannte Vertretung verhindern das.

Vor dem Einsatz gehören vier Punkte geklärt: welcher Ablauf tatsächlich Zeit bindet und sich lohnt, welche Systeme beteiligt sind und ob sie anbindbar sind, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und wohin sie fließen, sowie wie ein Fehlerfall bemerkt wird. Ein automatisierter Ablauf ohne Fehlerbenachrichtigung arbeitet im Zweifel still nicht mehr.