sevDesk

sevDesk gehört zur Kategorie der Buchhaltungs- und Rechnungslösungen für kleine Unternehmen. Für Handwerks- und Bauunternehmen ist weniger der Anbietername entscheidend als die Frage, welche Aufgabe eine Lösung dieser Kategorie im Betrieb übernehmen soll und wie sie sich in vorhandene Abläufe einfügt.

Typischer Funktionsumfang: Rechnungsstellung mit E-Rechnung, Belegerfassung mit automatischer Auslesung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen und Schnittstelle zur Steuerkanzlei.

Vor der Entscheidung sollte mit der Steuerkanzlei geklärt werden, welche Formate sie einlesen kann und wo die Originaldateien der E-Rechnungen archiviert werden. Diese Frage wird selten gestellt und führt bei einer Betriebsprüfung zu Problemen, wenn beide Seiten annehmen, die jeweils andere kümmere sich darum.

Ein Beispiel aus einem Malerbetrieb mit sechs Beschäftigten zeigt den Alltagsnutzen und die typische Fehlerquelle. Lieferscheine und Tankbelege werden mit dem Telefon abfotografiert, die Belegerkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus, der Rest ist Kontrolle. Problematisch wird es, wenn der Beleg nur fotografiert und das Papier weggeworfen wird, ohne dass die Ablage den Anforderungen der GoBD an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit genügt. Der Beleg ist dann zwar vorhanden, aber im Zweifel nicht als ordnungsgemäßer Nachweis geeignet. Vor dem Verzicht auf Papier gehört deshalb geklärt, wie das System die Unveränderbarkeit sicherstellt und wie der Verfahrensablauf dokumentiert ist.

Auswahlkriterien für diese Kategorie

Schnittstellen. Lässt sich die Lösung mit der vorhandenen Branchensoftware und der Buchhaltung verbinden? Ohne Anbindung entsteht an genau dieser Stelle eine Doppelerfassung.

Datenhoheit. In welchem Format kommen Ihre Daten heraus, wenn Sie kündigen? Eine ausweichende Antwort auf diese Frage ist ein Warnsignal.

Datenschutz. Werden personenbezogene Daten verarbeitet — Kundendaten, Sprachaufnahmen, Baustellenfotos mit erkennbaren Adressen —, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Serverstandort. Kostenlose Versionen sind für Betriebsdaten in der Regel nicht geeignet.

Aufwand für Einrichtung und Pflege. Der laufende Pflegeaufwand wird fast immer unterschätzt. Jede Lösung braucht eine benannte zuständige Person, sonst veraltet die Konfiguration unbemerkt.

Nachweispflichten. Sobald KI-Systeme im Betrieb genutzt werden, greift die Förderpflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 EU AI Act in der durch den Digital Omnibus abgeschwächten Fassung. Erforderlich sind angemessene Maßnahmen, kein garantiertes Kompetenzniveau je Person — praktisch eine Systemliste, eine Nutzungsrichtlinie und eine dokumentierte Unterweisung.

Abzugrenzen sind Lösungen dieser Kategorie von der Handwerkersoftware: Sie bilden den kaufmännischen Abschluss ab, nicht die Leistungserbringung. Aufmaß, Nachtragsverwaltung, Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt und projektbezogene Stunden fehlen in der Regel. Für einen Betrieb, der überwiegend nach Aufwand abrechnet, kann das ausreichen; sobald Leistungsverzeichnisse und Teilabrechnungen dazukommen, reicht es nicht mehr.

Testen Sie vor der Entscheidung mit einem echten Vorgang aus Ihrem Betrieb statt mit dem Demobeispiel des Anbieters.