Reisekosten digital erfassen

Reisekostenerfassung umfasst alle Angaben, die für die Abrechnung auswärtiger Tätigkeit benötigt werden: Datum und Uhrzeit von Abwesenheitsbeginn und -ende, Einsatzort, Fahrtstrecke oder genutztes Fahrzeug, Übernachtungsbelege und Auslagen. Aus diesen Angaben ergeben sich die lohnsteuerlich relevanten Positionen, insbesondere der Verpflegungsmehraufwand und die Erstattung von Fahrt- und Übernachtungskosten. Die anzuwendenden Sätze und Voraussetzungen ergeben sich aus den steuerlichen Vorgaben und sind vom Steuerberater zu bestätigen.

Im Bau- und Handwerksbetrieb ist der Aufwand besonders hoch, weil viele Beschäftigte auf wechselnden Einsatzstellen arbeiten. Montagetrupps übernachten auswärts, Kolonnen wechseln innerhalb einer Woche mehrfach die Baustelle, Tankbelege und Parkscheine sammeln sich im Fahrzeug. Werden Angaben erst am Monatsende zusammengetragen, sind Abwesenheitszeiten geschätzt und Belege verloren. Die Folge sind entweder Nachteile für die Beschäftigten oder Korrekturen in der Lohnabrechnung.

Bezug zur Digitalisierung

Digital erfasst wird am zuverlässigsten dort, wo der Beleg entsteht. Eine Mitarbeiter-App nimmt das Foto des Belegs auf, ordnet es dem Tag und dem Einsatzort zu und überträgt es in die Buchhaltung. Die Abwesenheitszeiten lassen sich aus der ohnehin laufenden Zeiterfassung ableiten, sofern dort der Einsatzort mit erfasst wird. Damit entfällt die doppelte Eingabe, und die Angaben stimmen mit dem Stundennachweis überein.

OCR liest Datum, Betrag und Steuersatz aus dem fotografierten Beleg aus und schlägt die Zuordnung vor. Die Prüfung bleibt beim Büro, weil die Erkennung bei zerknitterten Thermobelegen an Grenzen stößt. Werden dafür Cloud-Dienste eingesetzt, gilt: Belege enthalten personenbezogene Daten von Beschäftigten, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter ist erforderlich.

Zu klären ist außerdem, welche Fahrten überhaupt erstattungsfähig sind. Die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte wird anders behandelt als die Fahrt zu wechselnden Einsatzstellen, und ob der Betriebshof als erste Tätigkeitsstätte gilt, hängt von der arbeitsvertraglichen Zuordnung ab. Diese Festlegung sollte einmal mit dem Steuerberater geklärt und dann im Erfassungssystem hinterlegt werden, statt sie in jedem Einzelfall neu zu beurteilen.

Für den Einstieg genügt eine Regel: Jeder Beleg wird noch am selben Tag fotografiert und hochgeladen, das Original wandert in einen Sammelumschlag im Fahrzeug. Diese Gewohnheit löst den größten Teil der Probleme, unabhängig davon, welches System später eingesetzt wird. Die Aufbewahrung der Originale richtet sich nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben, die im Beitrag zur Aufbewahrungsfrist digitaler Belege beschrieben sind.