Kolonnenplanung

Kolonnenplanung ist die Zuordnung von Beschäftigten zu Baustellen und Zeiträumen unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Auslastung, Urlaub und krankheitsbedingten Ausfällen. Sie beantwortet die tägliche Frage, welche Kolonne an welchem Tag auf welcher Baustelle eingesetzt wird, und ist damit ein zentrales Steuerungsinstrument zwischen Auftragslage und tatsächlich verfügbarem Personal, das über den wirtschaftlichen Erfolg vieler Aufträge mitentscheidet. Eine gut geplante Kolonne mit passenden Qualifikationen arbeitet spürbar effizienter als eine zufällig zusammengestellte Gruppe, die sich erst auf der Baustelle abstimmen muss.

Im Handwerksbetrieb wird diese Planung häufig noch auf Papier, Whiteboard oder in einer Excel-Tabelle organisiert, die manuell gepflegt werden muss und schnell veraltet, sobald sich etwas ändert. Das funktioniert, solange die Auftragslage stabil und das Team überschaubar ist, wird aber unübersichtlich, sobald mehrere Baustellen parallel laufen, kurzfristige Terminwünsche von Kunden hinzukommen oder Beschäftigte krankheitsbedingt kurzfristig ausfallen. Eine schlechte Kolonnenplanung führt schnell zu doppelt verplantem Personal oder unnötigen Fahrten zwischen weit auseinanderliegenden Baustellen, was Zeit und Geld kostet. Solche Reibungsverluste fallen im Tagesgeschäft oft nicht sofort auf, summieren sich über das Jahr aber zu einem erheblichen Anteil ungenutzter Kapazität.

Wo KI ansetzt

KI kann bei der Kolonnenplanung unterstützen, indem sie auf Basis hinterlegter Qualifikationen, etwa aus einer Qualifikationsmatrix, automatisch Vorschläge erstellt, welche Person für eine bestimmte Baustelle geeignet ist. Ebenso lassen sich geografische Nähe der Baustellen und bekannte Abwesenheiten aus der Abwesenheitsverwaltung einbeziehen, um Fahrzeiten zu reduzieren und Ausfälle frühzeitig aufzufangen, statt sie erst am Morgen des Einsatzes zu bemerken. Der Vorschlag ersetzt die Entscheidung des Planers nicht, sondern reduziert den Aufwand, verschiedene Varianten manuell durchzuspielen.

Verbunden mit Auswertungen zu produktiven Stunden lässt sich zudem erkennen, ob bestimmte Zusammenstellungen von Kolonnen wiederholt zu überdurchschnittlichem Zeitaufwand führen, etwa wegen ungünstiger Erfahrungskombinationen im Team oder fehlender eingespielter Abläufe. Solche Muster können in künftige Planungen einfließen, ohne dass daraus eine automatisierte Bewertung einzelner Personen wird, was rechtlich deutlich strenger zu beurteilen wäre. Der Unterschied zwischen einer betrieblichen Musteranalyse und einer individuellen Leistungsbewertung sollte deshalb von Anfang an klar gezogen werden.

Betriebe sollten Planungssoftware so einsetzen, dass der Vorschlag stets von einem Menschen geprüft wird, da Tagesform, persönliche Absprachen und kurzfristige Kundenwünsche selten vollständig digital abgebildet werden können und ein guter Planer diese Lücken erfahrungsgemäß besser schließt als jeder Algorithmus. Software liefert dafür bestenfalls eine solide Ausgangsbasis, keine fertige Entscheidung.