Referenzfreigabe einholen

Referenzfreigabe einholen bezeichnet den Schritt, bei dem ein Betrieb die Zustimmung eines Kunden einholt, bevor Fotos, Videos oder Details zu dessen Auftrag öffentlich gezeigt werden, etwa auf der Website, in sozialen Medien oder in gedruckten Unterlagen. Ohne diese Zustimmung dürfen solche Inhalte grundsätzlich nicht veröffentlicht werden.

In der Praxis fragt ein Betrieb nach Fertigstellung eines Auftrags, ob Bilder des Objekts oder eine kurze Beschreibung des Projekts verwendet werden dürfen. Das kann mündlich geschehen, sollte aber möglichst schriftlich festgehalten werden, etwa per kurzer Bestätigung per E-Mail, damit im Zweifel nachvollziehbar ist, dass und wofür eine Zustimmung vorliegt.

In der Praxis lässt sich das Einholen einer Freigabe gut mit dem Abschluss eines Auftrags verbinden, etwa im Rahmen der Übergabe oder der Rechnungsstellung, statt es als separaten, leicht vergessenen Schritt zu behandeln.

Bezug zur Digitalisierung

Rechtlich relevant wird dieser Schritt vor allem dadurch, dass Baustellenfotos häufig mehr zeigen als nur die ausgeführte Arbeit: Erkennbare Klingelschilder, Kennzeichen oder Hausnummern sind personenbezogene Daten und dürfen nicht ohne Weiteres veröffentlicht werden. Auch wenn Personen im Bild erkennbar sind, ist eine gesonderte Zustimmung erforderlich. Diese Aspekte sind bei Fotos von Kundenobjekten besonders zu beachten und Teil des umfassenderen Umgangs mit Kundendaten im Betrieb.

Eine pauschale Klausel im Auftrag, die eine spätere Verwendung von Bildern generell erlaubt, ersetzt in der Regel keine konkrete, informierte Zustimmung im Einzelfall, insbesondere wenn Personen oder identifizierbare Merkmale des Grundstücks erkennbar sind. Sinnvoller ist eine kurze, klar formulierte Freigabe, die genau beschreibt, wofür die Aufnahmen verwendet werden sollen, etwa für eine Projektgalerie oder ein ausführliches Referenzprojekt online.

Wird die Freigabe erst nach Veröffentlichung eingeholt oder ganz übergangen, drohen nicht nur rechtliche Probleme, sondern auch ein Vertrauensverlust beim Kunden. Der Aufwand für eine kurze Nachfrage steht in der Regel in keinem Verhältnis zu den möglichen Folgen einer unerlaubten Veröffentlichung.

Betriebe, die regelmäßig mit Referenzen arbeiten, profitieren davon, die Freigabe als festen Bestandteil ihres Ablaufs zu verankern, statt sie von Fall zu Fall neu zu entscheiden. Eine kurze, wiederverwendbare Vorlage für die Anfrage erleichtert das zusätzlich.

Wird die Zustimmung nur mündlich erteilt, sollte zumindest ein kurzer interner Vermerk festgehalten werden, wann und wofür sie erteilt wurde, damit auch nach längerer Zeit nachvollziehbar bleibt, worauf sich die Freigabe bezieht.